Lean neboli štíhlost je původně japonský přístup či filosofie, která pomáhá lidem a společnostem po celém světě fungovat jednodušeji, lépe, rychleji. Osobní prospěch z osvojení si principů Lean mohou mít jak jednotlivci, tak velké výrobní podniky, které se snaží aplikovat tyto přístupy pro zvýšení efektivity pracovních činností a produktivnější práci týmů. Jedná se o dynamicky se rozvíjející směr, který zajímá procesní experty nejen z hlediska samotných optimalizací procesů, ale také z pohledu vzdělávání. Lean totiž dokáže být nejen prospěšný, ale při svém učení také velice zábavný.
Ing. Michaela Opletalová a Ing. Tomáš Janů jsou průmysloví, procesní experti a společníci sdružení Lean Solutions, v jehož rámci vytváří štíhlé programy pro výrobní společnosti. Ve své práci se také snaží rozvíjet interaktivní výukové metody formou hry, za pomocí kterých v konkrétních provozech učí efektivně pracovní týmy a snáze se adaptovat na provedené změny. Své zkušenosti z praxe předávají jako lektoři studentům na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně, kde dokončují své doktorské studium.
Jednoduchá otázka na začátek. V čem obecně spočívá Lean?
M.O.: Základní předpoklad Lean přístupu staví na tom, že jen určité aktivity při vytváření výrobku mají hodnotu pro zákazníka, který výrobek anebo službu kupuje. Zákazník například poptává psací pero. Hodnota psacího pera je pro něj to, že psací pero píše, že si ho kupuje jako celek a nemusí si ho doma sestavovat sám. Už pro něj ale není hodnotné třeba to, že pero k němu putovalo z Číny tisíce kilometrů nebo že při jeho montáži museli pracovníci nechat schnout lepidlo, aby spolu komponenty dobře držely. Pro každého jsou tyto hodnoty velice individuální. LEAN nás učí, jak tuto hodnotu vidět a jak udělat vše proto, aby ve společnostech existovalo maximum procesů s touto hodnotou a minimum bez ní.
Jaká je vaše úloha jako procesních expertů v podniku, když si vás přizvou, aby jste optimalizovali jejich výrobní procesy?
M.O.: My jako odborníci se snažíme za pomocí znalostí a metod určit, které činnosti ve společnostech tuto hodnotu výrobku přidávají a které ne. Ty činnosti, které označíme za nepřínosné, se snažíme odstranit. Nepřínosným činnostem nebo jevům říkáme waste neboli plýtvání. Může se jednat o plýtvání časem, energií, penězi, materiálem, lidským potenciálem, potenciálem strojů apod. Všichni lidé napříč společností by se měli naučit toto plýtvání vidět a odstraňovat tak, aby společnost a lidé pracující v ní byli pokud možno co nejvíce produktivní, efektivní a společnost zisková. Aby v ní bylo příjemné prostředí, lidé byli spokojení a vše probíhalo v klidu a bez stresu.
Jak vůbec zjistíte, že v podniku dochází k plýtvání?
T.J.: Pro určení a poté i odstranění plýtvání se používají různé metody a nástroje. Pokud jednotlivci v týmu nástroj dobře pochopí a přijmou jej za svůj, pak nic nebrání tomu, aby metody přenesli do pracovního procesu. Začnou se prostě na věci dívat jiným úhlem pohledu. K tomu je ale potřeba, aby porozuměli tomu, jak jsou vlastně principy zeštíhlování důležité a zároveň i jednoduché. Ve své podstatě se nejedná vůbec o nějaké šíleně komplikované a sofistikované metody, které pochopí jen člověk s třemi tituly. Velmi často se jedná o přirozené záležitosti člověka, jako je třeba správné udržování pořádku, řádu a péče o věci nebo zájem o dění okolo sebe. Zkoumání i takto zdánlivě obyčejných dějů a pracovních návyků může přinést obrovský posun jednotlivcům i celým týmům a samozřejmě zlepšení výrobních i administrativních procesů v podniku. Lidé, kteří si osvojí metody LEAN, jsou poté ideálními adepty na dlouhodobé a kontinuální zlepšování procesů v podniku. Otázkou pak ale zůstává, jak k takovým lidem dospět.
A jak k nim tedy dospět?
T.J.: Tímto tématem se seriózně zabýváme již řadu let a snažíme se vyvíjet své vzdělávací postupy. První přístup, jak zaměstnance podniku lze vzdělávat je něčím, co bychom mohli označit jako běžné školení. Taková školení bývají víceméně pojatá pouze jako balík informací, které má školitel sdělit svým svěřencům. Navíc zde není příliš prostoru pro diskuze, otevření účastníků a jejich zapojení. Takových školení jsme se účastnili jako žáci, ale bohužel také jako lektoři v počátcích své kariéry. Během let jsme si praxí ověřili, že tato školení nejsou téměř žádným přínosem z hlediska jakékoliv optimalizace procesů v podniku. Účastníci si sice něco poslechnou, ale prakticky si neosahají pozitivní nebo negativní dopady přednášené látky na jejich pracovní realitu. Zůstává jim tak pouze jakási snůška teoretických metod, ze které už druhý den stejně neví téměř nic.
Takže ve vašem případě asi nešlo o změnu obsahu Lean, ale formy jak jej předat klientům?
M.O.: Přesně tak. Začali jsme se tedy přirozeně zamýšlet, jak lidi opravdu naučit to, co je potřeba. Jak je do problematiky více vtáhnout a jak v nich především vyvolat nefalšovanou aktivitu a radost z toho, že se dozví něco nového, co mohou úspěšně přenést do své práce. Podvědomě jsme se snažili vsadit na odkaz Komenského a jeho slova “Škola hrou” jsme se rozhodli přetavit do praxe. Nutno říci, že začátky hledání ideální metody byly dosti složité. Chtěli jsme vymyslet interaktivní hru, která by učila metody zlepšování výrobních procesů v podnicích. A tak jsme začali na školeních postupně testovat vlastní hry simulující reálné pracovní procesy. Posluchači pracovali například na fiktivní výrobě tak, že skládali, stříhali a barvili papír. Jindy jsme zase montovali tužky nebo třeba jen skládali puzzle. Snažili jsme se aktivně zapojit nejmodernější poznatky ze současného výzkumu při vzdělávání jednotlivců a týmů lidí v této oblasti. Postupně jsme si ověřovali, že každá námi vytvořená hra má svá pro a proti, ale cítili jsme, že to pořád není ono, co by mělo kvalitně edukovat naše klienty.
Zlom nastal v roce 2015, kdy jsme na Univerzitě Tomáše Bati přivítali v rámci projektu Štíhlých procesů ve zdravotnictví profesora Nielsena a jeho studenty z dánské Univerzity Aalborg. Přivezli s sebou simulační hru, která simulovala proces vyšetření a ošetření pacienta. Hra byla celá postavená na skládání kostiček z lega a byla realizovaná jako varianta interaktivního tréninku pro nemocniční personál. My jsme s výsledky simulace touto hrou byli více než nadšení. V podstatě okamžitě jsme si uvědomili, že jsme našli vhodný model pro aktivní vzdělávání pracovních týmů ve výrobních podnicích, který jednak řešil nedostatky z dřívějších her, které jsme vymýšleli a zároveň svojí zábavností vtáhl účastníky dovnitř dění.
Vy jste poté nějak dále metodu vzdělávání za pomocí lego stavebnice upravovali anebo je to univerzální pro všechny procesy?
M.O.: Bylo nutné hru přizpůsobit naší klientele, to znamená výrobním firmám. A tak jsme si vytvořili výrobní linku na výrobu lego autíček. Na lince máme svářeče, lakovnu, předmontáž motorů i montáž finálních aut. Je zde i plánování výroby a samozřejmě na konci všeho i náročný zákazník, který kontroluje kvalitu dodaných autíček. Při hře se lidé maximálně zapojí a nevnímají nic než to, aby dosáhli co nejlepšího výsledku a porazili konkurenční tým. Během hry jim názorně ukazujeme metody a postupy, jak svá pracoviště zlepšit, které finty fungují a které moc ne a jak vše následně ovlivňuje dostupné finanční, lidské a strojní kapacity. V podstatě tak spolu postupně docházíme k závěru, že i malé změny jsou ve své podstatě dost náročné, ale zároveň velice efektivní. Dále klienti okamžitě vidí, jak se každá změna projevuje na ekonomice provozu, že každá úprava něco stojí a že jsou změny náročné také na čas a výrobní kapacity.
A ta hra to je jako vše?
T.J.: Hra je nosný pilíř, ale určitě to není vše co trénink zahrnuje. Na konci našich tréninků pracujeme s účastníky formou workshopů. Účastníci se nám svěřují se vším, co je trápí v reálném pracovním prostředí. Často na základě hry už sami navrhují konkrétní zlepšení a jsou nachystaní po příchodu do práce uplatnit vše, co se naučili. Pro nás je důležité s nimi dále pracovat, aby jejich nadšení neopadlo a byli stále aktivní a probudili tento nový přístup i v ostatních, kteří se třeba ani tréninku neúčastnili. I když to možná při slovním popisu vypadá snadno, rozhodně se nejedná o jednoduchou formu vzdělávání. Tréninky jsou maximálně intenzivní, dle témat a náročnosti mohou zabrat 1 školící den, ale klidně i 5 dní. Mohou být spojeny s intenzivním teambuildingem a mohou být aplikovány na celou řadu témat. Trénujeme nejen metody zavádění LEAN, ale také také manažerské týmy v tématech jako je stanovování strategií, trénujeme i týmovou práci a spolupráci. Oblastí je mnoho. Každého tréninku se účastní minimálně dva trenéři, kteří se oba účastníkům intenzivně věnují a přesto bychom potřebovali ještě alespoň dva páry rukou. Oproti klasickým školením jsme na konci dne neuvěřitelně vyčerpaní. Vidíme ale, že se všichni účastníci během tréninku posunou o míle kupředu, ačkoli se paradoxně dozvěděli méně teoretických znalostí, než by tomu bylo při tradičních školeních. Interaktivní hrou a navazujícími tréninkovými metodami se pro ně stane LEAN součástí jejich myšlení. Jsou schopní pak snáze tyto principy samostatně aplikovat v praxi a jsou nakažení pozitivní LEAN náladou.