Redukce zásob je jedním z cílů LEANu. V minulých příspěvcích jsem se věnoval nákladům na zásoby, důvodům pro vlastnění zásob a způsobům vyrovnávání fluktuací ve výrobě s využitím zásob. Dnes se podíváme na to, jak dosáhnout vhodného množství zásob. Pro začátek je potřeba si říct, že zásoby nejsou pákou, za kterou byste mohli tahat. Jsou spíše výsledkem správných zlepšení. Pokud byste se snažili řešit všechno pouze přes zásoby a využívali je pouze jako onu páku, všechno byste jenom zhoršili. Abyste dosáhli těch správných výhod plynoucích z nižších zásob, musíte přijmout několik jiných opatření. V tomto příspěvku vám popíši, co všechno se vám může stát, když pouze jednoduše snížíte zásoby a dále jak dosáhnout malých zásob, aniž byste způsobili další problémy v procesech.
(Přeloženo z originálu “How to Reduce Your Inventory”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)
Pouhá redukce zásob způsobí pravý opak
Často se stává, že vyšší management rozhodne o potřebě zredukování zásob.
„Zásoby jsou drahé. Toyota má málo zásob. A my chceme zeštíhlovat naše procesy. Musíme tedy zredukovat zásoby.“
Střední management samozřejmě tato přání vyššího managementu respektuje a následuje. Začnou tedy objednávat menší množství vstupního materiálu a doufají, že se zásoby zmenší. Zásoby však mají svou funkci. Nesmíme zapomínat, že je používáme k vyrovnávání fluktuací a současně hrají svou roli v dávkové výrobě (potřebujeme určité množství na každou dávku). Když ale snížíme množství zásob, resp. vstupního materiálu, nemůžou zásoby již tyto své funkce plnit. Vzroste nám množství chybějících vstupních dílů a stejně tak i množství neuspokojených zákaznických požadavků a objednávek. A tím pádem půjde dolů produktivita a samozřejmě i dodací schopnost.
Je potřeba se ale trochu zamyslet nad touto situací. Váš vstupní materiál a další vstupní díly budou sice dodávány v čas, ale na výstupu bude situace odlišná. Když vám bude při dávkové výrobě chybět i třeba jen jeden díl, budete schopní vyrábět. A teď si představte, že potřebujete vyrobit dávku např. 1000 výrobků a ke každému z nich potřebujete 100 různých součástí. Bohužel nemáte možnost takového dodání vstupního materiálu, aby vám moc nepřebývalo, protože nechcete mít zbytečně mnoho zásob. Nakonec tedy objednáte o něco méně, ale jedna ze vstupních položek vám bude chybět. V takovém případě vám můžu jen pogratulovat, protože vaše zásoby vstupního materiálu v tomto případě vzrostly o množství pro 1000 výrobků (kromě toho jednoho výrobku, na který nemáte všechny díly) tj. o 99 999 kusů a přitom potřebujete vyrobit celou dávku o 1000 kusech. Opravdu je problém v tom, že pouhým snížením zásob mnohdy nedosáhnete tíženého výsledku, ale naopak zásoby ještě navýšíte z důvodu chybějících dílů.
Skutečné zredukování zásob
Mít méně zásob může ušetřit hodně peněz. Abyste ale mohli zredukovat zásoby, musíte minimalizovat fluktuace. To však může být složitější, v závislosti na zdroji fluktuací. Zřejmě není překvapením, že pro menší velikosti dávek jsou menší úrovně zásob.
Zredukování zásob skrze zmenšení dávek
Když máte velikost dávek větší než jedna, nejedná se o nic jiného, než o „cílené“ vytváření fluktuací. Na níže uvedeném obrázku jsou znázorněny úrovně zásob v průběhu času pro dávky o 20, 10 a 5 kusech. Průměrné zásoby v těchto případech představují polovinu z každé dávky, tj. 10 kusů z dávky o velikosti 20, dále 5 kusů z dávky o velikosti 10 a nakonec 2,5 kusů z dávky o velikosti 5.
Zmenšení velikosti dávek je jedním z nejjednodušších způsobů redukování zásob. Výše uvedený příklad je zjednodušený pouze pro jednu dávku, ale ve skutečnosti se s největší pravděpodobností setkáte s více dávkami. Celkově tedy lze říct, že když o polovinu zmenšíte velikost dávky a udržíte konstantní množství takových dávek, tak tím o polovinu zmenšíte i zásoby. Než se však pustíte do zmenšování dávek na ideální velikost jedné položky, mějte na paměti důvody, proč vůbec vytváříme zásoby. Dávkování vám totiž umožňuje šetřit s penězi. Myslete třeba na takové náklady na dopravu nebo seřizování, které nejsou nulové a pro větší objemy se lépe rozpouštějí a tvoří menší část na jedné položce z většího objemu než na jedné položce z menšího objemu. I když jsem pro menší velikosti dávek, tak na tyto náklady bych úplně nezapomínal. Je celkem vhodné se snažit tyto náklady redukovat ještě před zmenšováním velikosti dávek.
Zredukování zásob skrze redukci fluktuací
Vaše zásoby jsou vyrovnávány pro případ fluktuací. Když zredukujete zásoby, nebudete nakonec mít k dispozici tolik zásob, kolik byste potřebovali k vyrovnání fluktuací. Abyste mohli zredukovat zásoby, museli byste prvně zredukovat fluktuace. Jedním z vhodných nástrojů je výrobní systém s PULL (tahovým) principem, který kromě redukce fluktuací určuje i horní limit pro množství zásob. A mnoho dalších nástrojů LEANu umožňuje redukci zásob.
Mimochodem zaměřit se na „nulové zásoby“ je absolutní nesmysl. Když budete mít příliš málo zásob, výrazně vám klesne produktivita a dodací schopnost, a eventuálně může dojít i k nárůstu zásob.
Pokud jste setkali někdy dříve s LEANem, absolvovali nějaké školení či kurzy, určitě jste narazili na přirovnání, že zásoby jsou jako vodní hladina, na které pluje loď představující váš výrobní systém a pod vodní hladinou jsou nebezpečné kameny (nebo se používají i ledovce), které v tomto případě představují problémy. Princip spočívá v tom, že dokud máte hodně zásob, neodhalíte žádné problémy (plujete na hladině a jelikož je mezi hladinou a kameny hodně vody, nevidíte možné nebezpečí). Jakmile ale začnete zásoby redukovat (hladina začne klesat), budou se postupně ukazovat jednotlivé problémy (začnou být více a lépe vidět nebezpečné kameny). V takovém případě musíte zareagovat co možná nejrychleji, abyste mohli problémy vyřešit, než bude příliš pozdě, snížíte úroveň zásob a narazíte na závažné problémy. Pokud máte samozřejmě tolik problémů a nedokážete je najednou všechny zvládnout, měli byste tedy své zásoby navýšit a část problémů „schovat pod hladinu zásob“. Dle mého úsudku se toto děje především v mnoha západních společnostech. Alespoň víme, že není dobré mít příliš moc zásob, ale ani příliš málo.
Každopádně musíte mít zájem o řešení problémů a hlavně je řešit tehdy, kdy jsou řešitelné a kdy je možné danou situaci napravit. Při odhalení problému je potřeba identifikovat klíčovou příčiny problému a tu eliminovat, aby k problému již znovu nedošlo. Lehce se to říká a složitěji se to dělá, ale jde to.
V závislosti na druhu fluktuace určitě můžete zkusit spolupracovat se svými dodavateli, abyste zajistili spolehlivější dodávky vstupů (ideálně nad svými dodavateli musíte mít nějakou moc či výhodu). Dále byste se určitě měli snažit pochopit své zákazníky za účelem přesnějšího predikování poptávky. A nesmíte zapomínat ani na zlepšování vašeho systému a spoustu dalších věcí.
Jak dosáhnout malých zásob?
Pokud chcete zlepšit svou současnou situaci a zredukovat objem svých zásob, musíte být trpěliví a šetrní ke svému výrobnímu systému, jinak způsobíte pouze chaos. Z toho důvodu byste měli postupovat po malých krocích.
1) Nejprve dosáhněte adekvátní úrovně zásob
Prvně musíte zjistit, zda je vaše současná úroveň zásob úrovní adekvátní vzhledem ke schopnostem vašeho výrobního systému. A hlavně si nepleťte pojem „adekvátní (vhodná) zásoba“ s pojmem „žádoucí (chtěná) zásoba“. Na začátku tedy potřebujete mít fungující výrobní systém, se kterým dále můžete pracovat a zlepšovat jej. Pokud u vás na denním pořádku převládají problémy spojené se zásobami, jako jsou chybějící díly, pak máte v systému příliš málo zásob a musíte jejich úroveň navýšit. A dle mého úsudku je tomu tak u většiny západních společností.
A ano, opravdu jste postřehli správně, měli byste své zásoby navýšit. Pokud je to potřeba, vašemu systému to jenom prospěje. A i když vám to může trochu pokazit kariéru, protože navyšování zásob je pravým opakem chtěného výsledku, tak je to v takovém případě správné a měli byste se toho držet. Ovšem pokud máte svou kariéru mnohem více rádi než úspěch vaší společnosti, nemůžu vám to mít za zlé. A samozřejmě že ani jakékoliv zásoby vás nezbaví všech problémů a nevyřeší je za vás, často ještě problémy vytvoří, ale bude lepší mít pár problémů, které můžete vyřešit, než mít hromadu problémů, se kterými si naráz neporadíte.
2) Následně zredukujte fluktuace
Když se tedy dostanete do bodu, kdy budete mít pro danou situaci ve vašem systému adekvátní/vhodnou úroveň zásob, měli byste se zaměřit na redukci fluktuací. A to se týče jak fluktuací vytvořených vlastním konáním (např. využívání dávek), tak i fluktuací, které jste si sami nezpůsobili, ale působí na vás odjinud. Mnoho nástrojů LEANu vám pomůže s redukcí fluktuací, ale ve všech případech se o tom snadno mluví a skutečnost je často složitější a náročnější.
Po dosažení adekvátní úrovně zásob se vám začnou vyskytovat problémy, které vám ukáží, kudy se máte při redukování fluktuací vydat a co řešit. Samozřejmě nesmíte zapomenout řešit i ty samotné problémy, které se na vás možná budou valit. Musíte dělat tak, aby se již nikdy nestaly, např. opožděné zakázky se jednou dočkáte, ale problém s jejím případným opětovným opožděním to nijak nevyřeší, k tomu musíte najít správné preventivní opatření.
3) A nakonec zmenšete objem zásob
Jakmile bude váš systém tímto způsobem zlepšen, už by se nemělo objevovat tolik problémů. V takovém případě to funguje a můžete začít snižovat úroveň zásob. Samozřejmě musíte pokračovat stejným způsobem se všemi problémy, které se naskytnou. V takových případech opět musíte zredukovat fluktuace u objevujících se problémů. Pokud problémy narostou do větších rozměrů, nezbude nic jiného, než opět částečně navýšit zásoby, aby se dopad takových problémů zmírnil a znovu zopakovat celý cyklus úpravy v těchto třech krocích, abyste dosáhli funkční úrovně.
Na jakou úroveň zásob se můžu dostat?
Teoreticky vzato můžete mít zásoby o velikosti jednoho kusu na každý jeden proces. V takovém případě budou všechny vaše stroje a všichni pracovníci plně vytížení, objednané díly budou přicházet přesně v požadovanou dobu a hotové výrobky budou dokončeny přesně dle potřeb zákazníků. Jak krásné, ale bohužel nereálné. Vždy se totiž setkáte s fluktuacemi a tím pádem budete vždy potřebovat nějaké zásoby a určitě to bude více než jeden kus.
Čím níže se se svými zásobami dostanete, tím složitější bude redukovat fluktuace. A v jednom okamžiku zjistíte, že výhody z nízké úrovně zásob již nepřevyšují úsilí, které je nutné vynaložit. Je těžké říct, při jaké úrovni zásob k tomu dojde, protože všechno závisí na vašem výrobním systému, na vašich dodavatelích a vaší mocí nad nimi, stejně jako to závisí i na vašich zákaznicích. Když budete významný výrobce automobilů, můžete svým zákazníkům diktovat podmínky a zákazníci se budou muset přizpůsobit a počkat si, pokud od vás budou chtít automobil. Když budete malá firma, bude mnohem těžší přesvědčit své dodavatele, aby vám vylepšili dodací podmínky. A jak obvykle, snažte se zaměřit na největší problémy, které máte a ty řešte. A tím se můžete jít klidně zabývat rovnou, tak jděte a zlepšujte vaše procesy!“
Přeloženo z příspěvku: How to Reduce Your Inventory
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra