Po specifikaci toho, kdy je vhodné vytvářet mapy toků hodnot, symbolů a základů VSM bych vám rád dal pár praktických tipů. Jaké nástroje byste měli použít? Použijete počítač nebo papír a tužku? Shrnu zde také všeobecně užitečné rady při tvorbě toku hodnot.
(Přeloženo z originálu “Practical Tips for Value Stream Mapping”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)
Možnosti pro kresbu hodnotového toku
Existuje několik metod pro kresbu toku hodnot. Nemám na mysli shromažďování informací (viz Základy mapování toku hodnot), ale přímo postup, jak dát informace na papír.
Tužka a papír
Tužka a papír představují mou nejoblíbenější metodu. Je to rychlé, jednoduché a v případě změny jednoduše použijete gumu. Pokud jde o papír, obvykle používám velikost A3. Ve Spojených státech se tomuto rozměru říká tabloid nebo „ledger“ a má cca 11 x 17 palců. Je dost velký na to, aby se na něj vešla všechna relevantní data toku hodnot, a přesto dost malý na to, aby se s ním dalo chodit po dílně.
Předtištěné karty na nástěnce
Další možnost, kterou jsem viděl a použil, jsou předtištěné kartičky. Máte kartičky se všemi možnými relevantními symboly mapování toku hodnot, které připevňujete na nástěnku.
Přestože předtištěné kartičky ve vás mohou vyvolávat pocit systematičnosti, osobně je nemám moc rád. Většinou nám s takovými kartičkami chyběly některé symboly (obvykle nestrukturovaný trojúhelník pro sklad), zatímco jiných, méně potřebných, jsme měli více, než bylo nutné (zákazníci, dodavatelé, nákladní auta …).
Můžete kreslit přímo na nástěnku (tabuli), pokud si na ni připevníte velký arch papíru. Tímto způsobem můžete jednoduše přidávat informační toky. Jednou jsem viděl, jak byly informační toky přidány pomocí vlněné příze a kolíčků. Přestože to vypadalo hezky, bylo to velmi pracné a ještě složitější bylo dělat jakékoli změny. Čili tento postup rozhodně nedoporučuji.
Je také obtížnější přenášet nástěnku po fabrice, což může být důvod k tomu, že mapování toku hodnot bude prováděno pouze v zasedačce, se všemi nevýhodami, které takový postup přináší.
Předtištěná lepítka nebo magnetické kartičky
Další alternativou, kterou mám radši (ale stále méně než tužku a papír) jsou kartičky, které mohou být přilepeny na tabuli. Pracoval jsem s magnetickými kartičkami a viděl i „lepítka“ ve stylu kartiček.
Obě možnosti jsou sice lehce proveditelné, ale stále existuje možnost, že vám mohou dojít „populární“ kartičky a také sebou musíte tahat flipcharty (pokud máte pojízdné) nebo musíte být všichni v zasedačce (pokud nemáte mobilní flipchart).
Výhodou je, že můžete načrtnout informační tok a další detaily jednoduše na tabuli. A, co je důležitější, můžete snadno provádět změny. Linky mohou být smazány a magnetické kartičky nebo lepítka mohou být rychle přemístěna. Stále si ale myslím, že tužka a papír jsou lepší.
PowerPoint, Excel nebo Visio
Pravděpodobně nejběžnějším, ale bohužel nejnešťastnějším (z mého pohledu) způsobem, jak zpracovat mapu toku hodnot, je PowerPoint (vážně špatný nápad) nebo Excel (což je ještě horší než PowerPoint!). Visio je vlastně pro podobné činnosti navržen, a díky tomu představuje o něco lepší možnost, ale stále je méně vhodným nástrojem než tužka a papír. Všechno jen dělá složitějším. Nemůžete v podstatě uplatnit týmovou práci, protože jste limitováni tím, že jeden z týmu pracuje na počítači a v podstatě ignoruje ostatní. Je možné vzít notebook sebou do výroby, ale prakticky nemožné po cestě kreslit diagramy. Pro využití počítače (i notebooku) při kreslení map toku hodnot potřebujete stůl a myš. Jinak je to jako snaha o udržení vejce v rovnovážné poloze na hlavě.
Strávíte velké množství času tím, že si budete hrát s programem, místo toho, abyste skutečně řešili problém. Nepodceňujte úsilí, které je třeba vyvinout při zpracování jednoduché VSM na počítači. Pokud o tom pochybujete, zkuste soutěž. Zadejte dvěma lidem tvorbu mapy jednoduchého toku hodnot, jeden bude mapu zpracovávat ručně a jeden na počítači. Dokonce i v případě, že se jedná o zkušeného uživatele, který již nějakou mapu zpracovával dříve, bude pracovat déle než začátečník s tužkou a papírem.
V podstatě jediná výhoda počítače je v tomto případě čistší a více organizovaný vzhled a možnost snadněji mapu sdílet s ostatními online. Avšak přestože to znamená, že se může na mapu podívat více lidí, bude se většinou jednat o zaměstnance, které to buď nezajímá, nebo tomu nerozumí a v mnoha případech nebudou schopní užitečné zpětné vazby. V podstatě se pak jedná o pěknou tapetu, která ohromí (ačkoli takové věci stále mohou rozhýbat nebo potopit vaši kariéru). V případě, že přesto chcete využít PowerPoint nebo Excel, mám pro vás složku s přehledem VSM symbolů.
Běžné nástrahy
Příliš mnoho detailů
Častou chybou je snaha přidat do mapy co nejvíce detailů. Přestože se může zdát, že více informací je vždy lepší, opravdová výzva je zůstat pouze na špičce. Příliš mnoho detailů může příjemce mást, místo toho, aby problémy vyjasnily. Osobně si myslím, že vhodné je využít 4 až 15 boxů procesu. Proto se snažím udržet počet boxů procesu na mapě pod 15ti. Vše nad 30 je už ztráta času. Další možnost, jak si stanovit hranice, je nepřekročit jednu stranu velikosti A3. Pokud máto problém vejít se na jednu stranu, pak toho máte moc. Jen jednou jsem udělal tu chybu, že jsem zpracoval mapu toku hodnot s více než 60ti boxy procesu a vůbec nic užitečného z toho nevzešlo.
Proto se snažte soustředit na procesy a části, které jsou relevantní, a nesnažte se vytvořit kompletního průvodce všeho, co se ve vaší výrobě děje. Pouze budete mrhat časem kvůli něčemu, co se vám nevejde na jeden list papíru.
Navrhování procesů, u kterých končí více jak jeden informační tok
Více než jeden informační tok vedoucí do procesu dělá práci procesu velmi matoucí. Která informace je platná? Obě? Která je důležitější? Dříve nebo později proces vybere špatnou možnost, proto se snažte mít pouze jeden informační tok pro každý proces. Pamatujte si, že FIFO také funguje jako tok informací (to znamená, že proces jednoduše přejde na další část v řadě).
Nepoužívejte více jak jeden informační tok vstupující do procesu! V opačném případě dochází ke zmatku a opět je to znamení špatně navrženého toku hodnot. Pokud má proces možnost volby mezi rozdílnými výrobními signály, dříve či později vyrobí špatný výrobek. Signál pro každý procesu musí být jasný a jedinečný!
Informační tok nekončící v procesu, ale v zásobách
Častá chyba začátečníků je ukončení informačního toku v zásobách. Zásoby jsou pasivní prvek. Nemohou s dodanou informací nic udělat. Informace musí jít do výrobního procesu, procesu zpracování dat, k dodavateli, zákazníkovi nebo logistického nebo transportního prvku. Proto se ujistěte, že informační tok končí v prvku, který může informaci zpracovat!
Matoucí layout a mapa toku hodnot
Layout ukazuje, kde se co nachází. Mapa toku hodnot zobrazuje pořadí materiálového a informačního toku. Proto mapa toku hodnot obvykle nemá vztah k fyzickému layoutu, ale pouze ukazuje pořadí. Dle konvencí obvykle materiálový tok směřuje zleva doprava, kdežto (většinou) informační tok směřuje zprava doleva, ačkoli v určitých případech mohou nastat výjimky.
Zakreslení současného stavu bez návštěvy výroby
Současný stav by měl zobrazovat skutečný stav ve výrobě! Proto pro jeho zakreslení musíte do výroby opravdu jít. Nedělejte tu chybu, že mapu nakreslíte v kanceláři nebo zasedačce. Samozřejmě, že mapu toku hodnot získáte i tak, ale takováto mapa bude zobrazovat, jak by to mělo být a ne, jak to ve skutečnosti je.
Pokud chcete věřit, že vše jde podle plánu, pak možnost kreslení „od stolu“ bude fajn. Z vlastní zkušenosti bohužel vím, že jen zřídka jde vše podle plánu. A právě tyto odchylky od ideálního standardu jsou věci, které potřebujete vědět!
Podobný výsledek dostanete, pokud se pouze zeptáte různých zaměstnanců na tok hodnot, ale neověříte si skutečný stav přímo ve výrobě. Opět platí, že dostanete pouze ideální stav toku hodnot, nikoliv skutečnou situaci na dílně.
Toto je poslední příspěvek série o mapování toku hodnot, přičemž ostatní jsou Kdy použít mapovaní toku hodnot VSM (a kdy ne!), Přehled symbolů pro mapování toku hodnot a Základy mapování toku hodnot. Doufám, že výše uvedené rady a návrhy byly pro vaši každodenní práci užitečné. Pokud máte otázky, napište do komentářů. V opačném případě jděte a zlepšujte své procesy!
Přeloženo z příspěvku: Practical Tips for Value Stream Mapping
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložila: Kateřina Gálová