Podniky si uvědomují své nedostatky, ať už v rámci externího srovnávání s konkurencí nebo i při interním srovnávání jednotlivých útvarů a oddělení. Tím pádem existuje jistý zájem podniků své procesy zlepšovat.
Každý podnik se snaží produkovat výrobky v co nejvyšší kvalitě, co nejrychleji při nejnižších nákladech. Jednotkové ceny vstupů za výrobní materiál, stroje a zařízení, ceny na nákup pracovní síly, ceny za energie, atd., jsou pro všechny podniky přibližně na stejné úrovni. V dobře fungujících podnicích je velmi těžké hledat v tomto směru rezervy, které by vedly ke snížení nákladů na výrobu, zvýšení kvality a zlepšení včasného dodání. Jedna z možných cest, jak zlepšit úspěšnost podniku, je zlepšování procesů, které může být prováděno jako aktivita shora od managementu nebo aktivita zdola od pracovníků, kteří jsou k procesu nejblíže.Zlepšování procesů je kontinuální proces analyzování plýtvání, hledání a realizování opatření za účelem jeho odstranění a zvýšení výkonnosti procesů. Zlepšování procesů je proces, který mění klíčové firemní procesy za účelem zvýšení jejich výkonnosti. (Boledovič, 2007)
Nositeli změn v rámci zlepšování procesů jsou všichni pracovníci ve firmě. Záměrem zlepšování procesů je aktivně zapojit co nejvíce pracovníků do řešení problému odstraňování plýtvání ve firmě. (Boledovič, 2007)
Ke zlepšování procesů nejdříve musíme pracovníky motivovat, jinak se pro firmu nebudou angažovat a nebudou s ostatními spolupracovat. Často se setkávám s tím, že firmy se snaží motivovat svoje pracovníky ke zlepšování s představou, že motivovaní pracovníci ono potřebné zlepšení procesů přinesou. To se v praxi mnohokrát ukázalo jako fatální omyl. Zlepšování procesů není něco, „co umí každý“ (platí ale, že každý se může zlepšování účastnit a to s dobrými výsledky, avšak za určitých podmínek, viz dále). Metody průmyslového inženýrství, které se používají ke zlepšování procesů, jsou jednoduché a účinné, přesto nikoli triviální. Domněnka, že pracovníci ve firmách deficit znalostí snadno překonají svým motivovaným přístupem, je fatálním omylem vyplývajícím z nedostatku zkušeností s opravdovým a praktickým zlepšováním v průmyslových podnicích. Zkrátka neplatí, že rozhodující faktor úspěchu je motivace. Podle mé dlouhodobé zkušenosti je pro úspěch rozhodující „VĚDĚT JAK“ zlepšovat. Znalosti osvědčených postupů shrnutých do metod průmyslového inženýrství totiž v sobě zahrnují nejen nástroje pro zlepšování, ale zejména nástroje trvalého udržení dosaženého zlepšení. (Ježek, 2007)
Zlepšování procesů je zcela individuální a je třeba zohlednit podnikatelský záměr firmy, styl řízení, obor ve kterém funguje, ale také firemní kulturu. Firma je totiž socio-technický systému, kde se prolínají technologie, schopnosti pracovníků a vlivy sociálních skupin. Jedno technické zlepšení může mít silný dopad na sociální chování týmů. Počítejte s tím, že pro trvalé zlepšování budete potřebovat kombinovat více metod a z různých oborů, abyste dosáhli užitečných výsledků. (Střelec, 2012)
Neexistuje jednotný vzor jak používat a vzájemně provázat jednotlivé druhy zlepšovacích aktivit. Každý podnik si přizpůsobuje svůj systém zlepšování konkrétním podmínkám. (Boledovič, 2007)
A nezapomeňte, že musíte začít pěkně postupně.
- Přistupujte ke zlepšování procesů jako k projektu a stanovte si cíl, rozsah a další aspekty projektu.
- Vyjádřete potřebu realizace určité změny, nutného zlepšení.
- Pro tíženou změnu získejte podporu zaměstnanců
- Ujistěte se, že máte podporu ze strany managementu firmy.
- Nejprve si vyberte lehký proces nebo část procesu, kterého se tížená změna týká.
- Vybudujte si trvalé zázemí, odkud bude projekt zlepšování řízen, kde se budete setkávat s týmem a kde budete projekt prezentovat v jeho průběhu celé firmě.
Zdroje:
BOLEDOVIČ, Ľudovít, 2007. Zlepšování procesů. In: IPA Czech [online]. Žilina, 1. 12. 2007 [cit. 2017-06-01]. Dostupné z: http://www.ipaczech.cz/cz/ipa-slovnik/zlepsovani-procesu/
JEŽEK, Otakar, 2007. Čím začít při zlepšování procesů 1. In: Produktivita.cz [online]. Turnov, 1. 3. 2012 [cit. 2017-06-01]. Dostupné z: http://www.vlastnicesta.cz/metody/trvale-zlepsovani-procesu/
STŘELEC, Jiří, 2012. Trvalé zlepšování procesů. In: Vlastní cesta [online]. Brno, 23. 4. 2012 [cit. 2017-06-01]. Dostupné z: http://www.vlastnicesta.cz/metody/trvale-zlepsovani-procesu/