Kanban systém je obrovským pomocníkem v průmyslu, jelikož zajišťuje stálou dostupnost dílů a výrobků bez zbytečných zásob. Využívání Kanbanu však není omezeno pouze na průmysl. V tomto příspěvku se chci zabývat využitím jednoduchého Kanban systému určeného pro kanceláře.
(Přeloženo z originálu “Simple Kanban System for Office Supplie”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)
Jedná se o systém označovaný jako „trianglový“ Kanban. Jednou z jeho výhod je zlepšení dostupnosti propisek, papíru a dalších zásob. Druhou a mnohem zásadnější výhodou je příležitost naučit vaše zaměstnance využívat Kanban systém, a to bez jakýchkoliv rizik a přímých dopadů na výrobní procesy.
Princip doplňování kancelářských zásob je obdobný doplňování materiálů a dílů v průmyslové výrobě. A vyskytují se zde i stejné problémy. Někdy objednáte více kusů, jindy dojde objednávka pozdě. Že vám došel materiál, nejpravděpodobněji zjistíte až v momentě, kdy jej potřebujete. V takovém případě vám kontrolování a řízení informačních a materiálových toků může jenom pomoci. Každopádně se vám může zdát zavedení komplexního kartového Kanbanu, včetně definování pravidel pro supermarkety, vypočítání počtu karet, zavedení stabilních velikostí dávek a mnoho dalšího, možná až trochu přehnané, když se jedná jen o dodávky kancelářských potřeb.
Tím pádem je důležité tento systém zjednodušit. Jelikož kancelářské potřeby nejsou nijak extrémně drahou záležitostí, není tedy nutné vyvíjet velké úsilí kvůli ušetření pár propisek, i když je minimalizace zásob ve standardním provedení Kanbanu opravdu zásadní záležitostí. V kanceláři by mohl nastat větší problém, když by tyto zásoby došly.
Rád bych vám tedy objasnil princip této metody. V kanceláři mám na stole několik krabiček s propiskami. Pouze v tom posledním boxu je laminovaná Kanban karta, na které je napsáno:
„Když otevřeš tuto krabičku, dej tuto kartu svému asistentovi na stůl.“
„Pro asistenta: Objednejte tři krabičky těchto propisek, v modré barvě, kód xyzabc.“
Kdykoliv se tedy dostanu k otevření poslední krabičky, je můj asistent informován o tom, že má objednat další propisky. Asistent tyto informační/objednací Kanban karty vysbírá a jednou za týden objedná potřebné zásoby. Když zásoby přijdou, asistent tuto kartu navrátí do poslední krabičky a celý cyklus se znovu opakuje. Jelikož jsou všichni v kanceláři s tímto systémem seznámeni, funguje bezchybně již několik let. Takto jednoduchý Kanban systém je v průmyslu známý pod označením „trianglový“ Kanban, jelikož má obvykle tvar trianglu. Počet dílů v takovém systému musí pokrýt čas potřebný k doplnění chybějících dílů (čas doplnění).
Příklady produktů v jednoduchých Kanban okruzích
Existuje mnoho různých příkladů produktů, pro které mohou být tyto jednoduché systému využívány. Těmi hlavními produkty jsou právě kancelářské potřeby. Propisky, papíry, nůžky, sponky, zvýrazňovače apod. mohou být řízeny využíváním takto jednoduchého systému, abychom se vyhnuli spotřebování veškerých zásob před dodáním nových. Upřímně řečeno, že nám dojdou propisky, to ještě není tak velký problém, protože lidé mají obvykle víc propisek, takže když modré dojdou, použijete černé. Samozřejmě je to problém, když už nemáte žádné, ale stále je to úplná drobnost v porovnání s problémy ve výrobních procesech při absenci potřebného materiálu či dílu.
Mnohem významnější je, když v kanceláři dojde káva! Mnoho zaměstnanců kvůli tomu vůbec nemůže pracovat… A nahrazení čistou vodou moc nepomáhá. Každopádně můžete stejný systém použít i pro kávu. Všechny poslední krabičky a balíčky, ať už kávy, mléka, cukru apod., budete mít označeny Kanban kartou, která vám řekne, že máte doplnit zásoby. Od té doby, co využívám tento systém, jsem nikdy nebyl bez kávy, což by mělo jinak mnohem zásadnější dopad, než když došly propisky. J
Třetím příkladem využití tohoto systému je doplňování inkoustu v mé domácí tiskárně. Mám mnoho inkoustů v různých barvách. Ten poslední má na sobě post-it štítek, který mi říká, že mám objednat přesně konkrétní barvu. Pokud vám totiž v tiskárně dojde inkoust, stane se to pravděpodobně v tu nejvíce nevhodnou chvíli. Naštěstí se mi to s tímto systémem zatím ještě nikdy nestalo.
Výhody jednoduchého Kanban systému
Jedná o opravdu o jednoduchý systém. A dokonce ani nováčci nebudou mít problém tento systém využívat, jelikož tato informační/objednací Kanban karta jim podá přesné informace o tom, jaká je situace a co mají udělat. Poslední krabička či zásoba, resp. krabička s Kanban kartou, vám musí vystačit tak dlouho, než vám dojdou nové zásoby. Pokud tedy máte větší kancelář s více lidmi, zřejmě umístíte Kanban kartu ne na poslední, ale třeba na předposlední kravičku zásob. Je to hodně individuální. Teoreticky vzato platí, že by měl stačit jeden box či obecně jedna dávka zásob k pokrytí času doplnění zásob. Osobně dávám přednost více dávkám, protože to šetří čas mému asistentovi. Čas pro dodání je přece jen stále stejný, ať už objednáte jednu krabičku nebo tři. A vzhledem k tomu, že se obvykle jedná o zásoby s malou hodnotou, je uspořený čas mnohem významnější než skutečnost, že máme větší zásoby. Platí to především, když objednávám inkoust do domácí tiskárny. Obvykle objednám roční zásoby, abych si uspořil čas, který bych jinak strávil třeba každý měsíc tím, než projdu celým objednacím procesem. I když vynaložíte jen malé úsilí pro malé a nijak výrazně hodnotné zboží, zajistíte si tím celkem slušnou dostupnost všeho potřebného.
Skvělá příležitost k procvičení
Tuto metodu ctím především proto, že na ní můžete lidi krásně učit, jak používat Kanban. Je to opravdu jednoduše pochopitelný systém, vizualizovaný a nevyžadující žádné výrazné technické prostředky či počítače. A přesto jsou jeho součástí všechny potřebné prvky pro řízení informačních a materiálových toků. Pokryjete tím všechny možné výkyvy. Standardizujete informační a materiálové toky. Odhadnete čas doplnění, abyste viděli, kolik dávek potřebujete.
A co je nejdůležitější, nejedná se o žádnou teoretickou záležitost, ale o skutečně fungující systém, se kterým se lidé dennodenně setkávají. Je zde tedy potřebná i správná motivace. Osobně věřím, že vám tento příspěvek byl nápomocný. A teď můžete jít a zlepšovat vaše procesy!
Přeloženo z příspěvku: Simple Kanban System for Office Supplies
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra