V minulém článku jsme si objasnili, co je to PDCA cyklus a jak by měl fungovat a být využíván. I když většina lidí teoreticky zná PDCA, praktická implementace toho nástroje značně zaostává. Tento článek se zaměří na běžné záludnosti, chyby či problémy, které se mohou objevit při práci s PDCA. A současně se také podíváme na to, jak se PDCA cyklus vyvíjel z historického hlediska.
(Přeloženo z originálu “Common Mistakes with the PDCA (and Some History)”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)
Běžné chyby při práci s PDCA
Přeskakování fází Check a Act
Pravděpodobně nejčastějším zdrojem selhání nástroje PDCA (a i jeho variant) je přeskakování ověřovacích a reakčních fází. Až moc často lidi vůbec nezajímá, jestli navržené a implementované řešení ve skutečnosti opravdu funguje či nikoliv. Všichni samozřejmě tvrdí, že chtějí, aby to fungovalo, ale jejich reakce a chování ukazují, že tomu tak není a že je to nezajímá. Ohromující prezentace implementovaného zlepšení je všechno a jediné, co dokáže uspokojit a umožní se přesunout k řešení dalšího problému.
Ve skutečnosti totiž může dojít k tomu, že se v rámci fáze Check poukazuje na drahé, ale nefungující instalace všeho možného. A tato kombinace rozhodně není populární, už vůbec ne žádaná. Občas se sice ozvou někteří kariérně zaměření pracovníci a poukáží na tyto nepopulární záležitosti, ale brzy se poučí a zjistí, že ohromující prezentace je pro kariérní postup stejně dobrá jako opravdové řešení daného problému. A možná dokonce i lepší. Prezentace je prostě jednodušší, než vlastnoručně řešit nějaký problém.
Když se nebude provádět ověřování, zda implementace navrhovaného řešení skutečně funguje, bude narůstat procentuální podíl zlepšovacích projektů, které nebudou fungovat. Problém se tedy nevyřeší, ale každý se přesune k práci na dalším projektu. Všichni pracují, ale ve finále se vlastně nic nepohybuje kupředu. Je to prostě plýtvání! Je pochopitelné, že se tato chyba v praxi často objevuje, protože fáze Check a Act jsou náročné, ale neměly by se vynechávat. Je to totiž největší chyba ve zlepšovacích projektech!
Navržení pouze jednoho řešení
Při tvorbě řešení se můžeme setkat se dvěma protichůdnými postoji v závislosti na skupině řešitelů. Dospělí často mnoho diskutují a nakonec vytvoří jedno řešení, které často selže. Oproti tomu děti prostě zkouší různé možnosti a učí se ze svých chyb. Tento přístup je celkem vhodný pro řešení problémů v různých odvětvích. Samozřejmě nemůžete pokaždé zkoušet mnoho různých řešení, ale můžete navrhnout nejen jedno řešení a začít s implementací. Například v Japonsku je běžnou praxí zvažování mnoha různých řešení, přičemž se z nich k implementaci nakonec vybere jedno nejslibnější.
Osamocené zpracování
Skupina je obvykle chytřejší než jednotlivec. Pro řešení problémů zkuste shromáždit pár lidí. Ideálně by alespoň jeden člověk měl být z místa dění, tedy z problémové oblasti, dále jeden technik pro účely implementace a jeden nadřízený pro účely schvalování. Perfektní skupina pro řešení problémů by měla mít tři až pět členů. Může to sice prodloužit shodnutí se na jednotném řešení, ale toto řešení bude obvykle lepší, než kdyby měl problém řešit jeden samotný člověk.
Původ PDCA
Vědecká metoda
Mnoho autorů považuje za základ tohoto nástroje vědecký přístup provádění experimentů a ověřování výstupů. V tomto vědeckém přístupu dochází k testování metod pomocí experimentů. Tento původ je možná trochu přitažený za vlasy, ale i tak je zajímavý kousek historie.
Shewhartův cyklus
Prvním, kdo položil základ PDCA ve formě cyklu, byl pravděpodobně Walter Shewhart, známý též jako otec statistického řízení a kontrolování kvality. Jeho koncept ale původně zahrnoval pouze tři fáze: Specification – Production – Inspection
Demingův cyklus
Edwards Deming, který jako mladý inženýr kvality v roce 1930 redigoval Shewhartovu knihu, se stal známým především v Japonsku díky svému učení o řízení kvality. V roce 1950 přejmenoval uvedené tři fáze a přidal čtvrtou, díky čemuž vznikl cyklus: Design – Produce – Sell – Redesign. Můžete si všimnout, že původ PDCA pramení ve vývoji produktu a jeho kvalitě s ideou neustálého zlepšování produktu skrze redesign, aby se nový produkt prodával ještě lépe.
Japonský PDCA cyklus
Demingovo učení řízení kvality v Japonsku výrazně zlepšilo kvalitu tamní produkce. Současně je také učil jeho cyklus, který japonští inženýři využili a v roce 1951 rozvinuli do japonské verze moderního PDCA, který se skládal z určení plánu či programu, implementace, ověření či kontroly a reakce na výsledky ověření.
Západní PDCA cyklus
Trochu volnějším přeložením japonské verze do angličtiny vznikl moderní Plan – Do – Check – Act cyklus. Jedná se o stejný cyklus, který byl dále využíván Demingem a modifikován do podoby Plan – Do – Study – Act (Plánuj – Proveď – Studuj – Jednej). Původní dva cykly, Shewhartův a Demingův jsou dnes v podstatě zapomenuty. Hodně zdrojů v současnosti uvádí tato dvě označení jako alternativní názvy pro současné moderní pojetí PDCA, nikoliv jeho dřívější verze.
Shrnutí
Doufám, že tento přehled chyb a historického původu nástroje PDCA byl pro vás přínosný. V dalším článku se budeme věnovat různým variantám PDCA cyklu a dalším tomu podobným metodám, jako např. PDSA, SDCA, OODA, ODCA, DMAIC, LAMDA, Kata a 8D. Mezitím jděte a zlepšujte vaše procesy!
Přeloženo z příspěvku: Common Mistakes with the PDCA (and Some History)
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra