Procesy nejsou prováděny ve vakuu. Procesy nejsou pouze o celých systémech. Procesy jsou především o lidech. A lidé mezi sebou potřebují komunikovat. V tomto příspěvku vám níže uvedu pět tipů zaměřených na komunikaci, s jejichž pomocí budete schopni lépe řešit a realizovat změny v procesech.
1. Plánování
Než cokoliv uděláte, popřemýšlejte o plánu komunikace s lidmi. Měli byste si rozmyslet, jaká sdělení chcete komunikovat, jaké prostředky k tomu použijete a v jakém časovém horizontu se při tom budete pohybovat. A co především, musíte si ujasnit, komu to všechno nebo jen část z toho budete sdělovat.
2. Identifikujte své posluchače
Kdo všechno je zapojen do daného procesu změny? Kdo je vlastníkem samotného procesu, kterého se změna týká? Musíte si být jisti, že již od prvního dne zabývání se danou problematikou komunikujete s těmi správnými lidmi a tito se cítí být vtaženy do procesu změny. Především musíte všem zainteresovaným vysvětlit, o co se vlastně snažíte, jakým způsobem se budou do procesu změny zapojovat, jaké od nich budete potřebovat informace apod. Mějte na paměti, že častější komunikace je lepší než ta méně častá.
3. Začněte ve velkém
Může se vám zdát, že stačí identifikovat vaše posluchače či zainteresované strany a tím pokryjete všechno potřebné. Musíte však také myslet na rozšíření komunikačních vazeb i na další lidi, v co možná největším rozsahu. Vždycky se najde někdo, kdo bude názoru, že zůstal opomenut a přitom by se se svými názory měl zapojit. Samozřejmě musíte uvažovat i nad logickou návazností pracovních náplní jednotlivých osob, aby se do procesu změny zapojili lidé, kteří se opravdu mají jak k dané problematice vyjádřit a kteří mohou něčím přispět. Je velmi důležité, aby lidé cítili, že jejich názor má význam a smysl pro proces změny. Především „opomenutí“ jedinci, kterým se tento pocit nedostává, mohou mít tendenci se mstít a tak mohou negativně ovlivnit ostatní kolegy a fungování celého procesu změny. A když budete komunikovat se skupinou složenou z lidí z mnoha různých profesních oblastí, musíte myslet na to, že čím je taková skupina větší, tím obecněji byste s takovým celkem měli komunikovat, aby všichni pochopili, co se jim snažíte sdělit.
4. Budujte pracovní vztahy
V tomto případě tím myslím, abyste se osobně seznámili se svými posluchači a všemi zapojenými do procesu změny a tuto osobní úroveň mezi sebou i nadále udržovali. Platí totiž, že čím více mezi sebou a ostatními lidmi budete bořit nejen komunikační bariéry a budete chápat jednotlivé osobnosti, tím pravděpodobněji se tito lidé „na druhé straně bariéry“ zapojí a budou snadněji přístupní pro změny, do kterých jsou zapojeni. Nesmíte se obávat se jich zeptat třeba na jejich popracovní život apod. A pokud jste manažerem nebo jejich nadřízeným, který si doposud držel odstup, možná o vás konečně začnou smýšlet jako o lidské bytosti.
5. Pravidelnost a vytrvalost
Ať už se jedná o jakoukoliv komunikaci s lidmi v podniku, musíte zajistit její pravidelnost. Často totiž chvíli trvá, než se informace vstřebá tím správným způsobem. Náš svět je plný komunikačních ruchů a šumů, které mohou bránit lidem se dostat pořádně a hned napoprvé do nitra problematiky a pochopit, co jste vlastně měli na mysli. Komunikace proto musí být pravidelná a trvalá, aby se všechny tyto nedostatky odstranily. Je to jako tlouci na buben – nakonec vás lidé uslyší a přidají se k vám.
Přeloženo z příspěvku: 5 Communication Tips to Make Change Easier
Autor: Craig Reid
Přeložil: Pavel Ondra