V minulém článku jsme se zabývali běžnými chybami při zpracování PDCA cyklu a také jeho historií a původem. V tomto článku bude řeč především o různých verzích a variantách tohoto nástroje. Existuje totiž celá řada více či méně známých modifikací, např. PDSA, SDCA, OODA, ODCA, DMAIC, LAMDA, FACTUAL, Kata nebo 8D. Rádi bychom se s vámi podělili o informace o těchto odnožích a variantách nástroje PDCA.
(Přeloženo z originálu “The Many Flavors of the PDCA”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)
PDSA: Plan, Do, Study, Act
PDSA byl vyvinut Edwardsem Demingem. Hlavním rozdílem mezi PDCA a PDSA je nahrazení fáze Check (Ověřuj) fází Study (Studuj, Zkoumej). Deming tvrdil, že „Check“ (Ověřuj) může znamenat „Hold back“ (Držet se stranou, zpátky) a tak označoval pojetí PDCA za demoralizující. Když se na to podíváme různými úhly pohledu, použití „Check“ ať už v anglickém, tak českém provedení, má k označení „Hold back“ celkem daleko. I tak se ale používá PDCA i PDSA, protože implikovaný význam je skoro stejný, jelikož fáze „Check“ nebo „Study“ analyzuje funkčnost implementovaného zlepšení a snaží se poučit z již provedeného a zjištěného.
OPDCA: Observe, Plan, Do, Check, Act
Tato varianta PDCA je na začátku rozšířena o jednu fázi navíc, kterou je „Observe“ (Pozoruj a poznamenej). V určitém slova smyslu je tato dodatečná fáze pozorování a poznamenání si zjištěných skutečností součástí původně počáteční fáze „Plan“ v originálním PDCA, ale její separace z této fáze neznamená nic proti ničemu. V původní fázi plánování je stejně více dílčích činností a tedy i písmen, která by mohly být separovány od samotné podstaty plánování.
SDCA: Standardize, Do, Check, Act
V této variantě PDCA je fáze „Plan“ nahrazena fází „Standardize“ (Standardizuj). Nabízí se otázka, proč je standardizování na začátku celého cyklu, když v originálním PDCA je toto součástí fáze „Do“ (Proveď). Myšlenkou je prozkoumat současné standardy a rozpoznat rozdíly mezi standardem nastavenou činností a činností vykonávanou reálně pracovníkem. Pokud jsou odhaleny rozdíly, pokračuje se standardně dle zbylých tří fází D, C, A za účelem zjištění příčiny odchylky od standardu a změnění systému tak, aby buď pracovník prováděl činnost dle standardu, nebo byl standard upraven dle skutečnosti. Nevýhodu je, že tento nástroj tedy může být použit pouze na standardizované činnosti, protože v první fázi vycházíme z analýzy standardů, a je tím limitován pro použití u problémů se stroji, produkty nebo kvalitou.
DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, Control
Nástroj DMAIC je odnoží originálního PDCA. Používá se v rámci programů Six Sigma ve štíhlé výrobě. I když se označení tohoto nástroje skládá z více písmen a odlišně pojmenovaných fází, význam je přibližně stejný. Fáze „Plan“ z originálního PDCA je zde rozdělena na „Define“ (Definování), „Measure“ (Měření) a „Analyze“ (Analyzování). Nejprve je jasně nadefinován celý projekt, následně se provádí měření a poté analyzování. Z praktického hlediska však často nebývá měření a analyzování odděleno, naopak bývá spojeno a opakováno, tzn. něco naměříme, hodnoty zanalyzujeme a následně se vracíme k měření a získání dalších a detailnějších informací a dat. Cílem těchto prvních tří fází je identifikovat klíčovou (kořenovou) příčinu problému.
Návrh řešení, který je v PDCA zahrnut ve fázi „Plan“, je v tomto případě spojen s implementací do fáze „Improve“. DMAIC má tím pádem v podstatě celé PDCA zahrnuto ve fázi „Improve“, kromě testování řešení. A to není úplně v pořádku. Celý program Six Sigma má ale takovou tendenci tvrdit, že na vrcholku všeho a celý Lean je pouze jedním z jeho nástrojů.
Poslední fáze „Control“ má za cíl zajistit dlouhodobou funkčnost, běžně pomocí standardů. Co však postrádáme, je fáze „Check“, protože to vypadá, že se v žádné fázi DMAIC neprovádí ověření funkčnosti implementovaného zlepšení. Vidíme to jako kritickou chybu v případě, že se někdo při využívání nástroje DMAIC bude striktně držet pouze zavedených pěti fází dle knih. Celkově jde DMAIC dobrým směrem, jen v něčem trochu pokulhává.
LAMDA: Look, Ask, Model, Discuss, Act
Tento nástroj je zaměřen na vývoj produktů a cílí k nahrazení PDCA v této oblasti. Problém je, že má také několik nedostatků. Různé zdroje tento nástroj různě definují, ale naštěstí není používán natolik často. Fáze „Look“ reprezentuje pozorování či sledování na pracovišti. Fáze „Ask“ spočívá v dotazování se lidí na různé otázky. V rámci fáze „Model“ se vytváří model, simulace nebo prototyp. Během fáze „Discuss“ se diskutuje nad vytvořeným modelem či simulací a produkty. V rámci poslední fáze „Act“ nedochází k tomu stejnému jako v PDCA, ale provádí se testování experimentů nebo se provádí implementace. Jiná definice ale říká, že tato fáze je shodná právě s fází „Act“ z originálního PDCA a snažíme se v rámci ní učit z předchozích procesů.
V rámci tohoto nástroje se však nedefinuje problém, stejně tak jako se nedefinuje ani cíl, kterého chceme dosáhnout. Proto v rámci nástroje LAMDA buď nikdy nepokládáme otázku na skutečnou funkčnost, nebo nikdy skutečně negenerujeme finální produkty.
8D
Nástroje 8D, také označovaný jako 8D report, byl vytvořen ve společnosti Ford. Kromě patrných osmi D se od počátku vzniku do tohoto reportu přidává na začátek ještě jedno D, deváté.
- D0: Příprava a plánování
- D1: Týmový přístup, založení týmu, využití týmu
- D2: Popis problému
- D3: Návrh dočasných nápravných opatření k izolaci problému
- D4: Nalezení a ověření skutečné kořenové příčiny problému
- D5: Volba a ověření trvalých nápravných opatření
- D6: Implementace trvalých nápravných opatření
- D7: Zabránění opětovnému výskytu problému
- D8: Komunikace a poděkování týmu
Kata
Označení Kata není zkratkou, ale je japonským slovem pro opakované cvičení v bojovém umění (kromě jiného). Skládá se ze čtyř kroků: Definování vize nebo směru – Pochopení současného stavu – Definování cílového stavu – Směřování k cíli s využitím PDCA. Cílem je v tomto případě myšlena dlouhodobější vize. PDCA je tedy v tomto konceptu celé zahrnuto ve čtvrtém kroku. Můžeme konstatovat, že Kata je užitečná, ale vykazuje určitý sklon k přehánění ve vztahu k Lean komunitě.
OODA: Observe, Orient, Decide, Act
Tento nástroj pochází z armády Spojených států amerických. V průmyslu se občas raději používá pro strategická rozhodnutí na vyšších úrovních, než k praktickému řešení problémů. Samozřejmě je tu možnost využití v případě řešení strategických záležitostí vyšší úrovně.
FACTUAL: Focus, Approach, Converge, Test, Understand, Apply, Leverage
FACTUAL je součástí balíku několika nástrojů od Doriana Shainina. Jeho přístup částečně využívá statistiku k určení relací mezi příčinou a následkem a také k určení nejrelevantnější příčině, známé také jako „Red X“. V rámci fáze „Focus“ se definuje problém, následně se ve fázi „Approach“ zjišťují požadované efekty a ve fázi „Converge“ se identifikují možné příčiny, včetně klíčové kořenové příčiny (Red X). Poté dochází k testovému ověření Red X, pochopení statistických relací mezi efekty a příčinami, včetně tolerančních limitů. V předposlední fázi „Apply“ dochází k implementaci nápravných opatření a nakonec k určení zjištěných poznatků. Ne vždy se při řešení problémů pohybujete v takovém luxusu, kdy opravdu do hloubky chápete daný problém z hlediska statistiky, což znamená, že ne vždy můžete použít FACTUAL.
Který nástroj použít?
Máme osm možných variant nebo jiných nástrojů vycházejících z PDCA. Který z nich použít? Je to opravdu dobrá otázka. Na základě zkušeností bychom doporučili originální PDCA, protože k němu tíhneme a prakticky jej využíváme. I když by určitě nebylo od věci, kdyby z fáze „Plan“ byla vyčleněna některá další písmena a tedy i jiné fáze. Každopádně dobré k použití jsou i PDSA a OPDCA. Úplně nezastáváme nástroje jako SDCA, DMAIC, LAMDA a 8D, ale třeba Kata a OODA jsou dobré, i když spíše pro strategické myšlení. Odpověď na to, který nástroj využít, závisí na tom, co nejvíc vyhovuje řešenému problému. Na základě dobrých zkušenosti s DMAIC můžete úplně v pořádku pokračovat s tímto nástroje dále. Pokud se spíše kloníte na stranu SDCA, jděte do toho. Pokud se teprve rozkoukáváte a nemáte úplnou představu, co by vám nejvíce vyhovovalo, zvolte originální PDCA. Kterýkoliv nástroj vám pomůže s problémy, ten použijte a zlepšujte vaše procesy!
Přeloženo z příspěvku: The Many Flavors of the PDCA
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra