Procesy. Máme je rádi nebo je nenávidíme, ale rozhodně bez nich nemůžeme žít. Jsou součástí všeho, co v podniku děláme, a nejen v něm. Často však bereme naše podnikové procesy za samozřejmé, dokud se nestane nějaká pohroma nebo se potřebujeme vymanit z role šéfa.Jakým způsobem začít dokumentovat podnikové procesy? Na tuto otázku vám odpovím v dnešním krátkém příspěvku. Níže máte uvedeno deset kroků, s jejichž pomocí se dostanete ne cestu procesního osvícení, bez ohledu na velikost vašeho podniku a množství procesů v něm.
#1 Začněte se základy
Je velmi lákavé se okamžitě, ale v podstatě i bezhlavě, vrhnout do popisování všech procesů. Před tím byste se však měli zaměřit na neméně důležitý krok, kterým je zdokumentování informací o vašem podnikání. Vám se to osobně může zdát na první pohled absolutně jasné a zřejmé, ale zeptejte se kteréhokoliv zaměstnance z vašeho podniku na několik jednoduchých otázek a možná budete překvapeni. Začněte tedy úplně od základu definováním toho, co váš podnik dělá, čím se zabývá, kdo jsou jeho zákazníci, kde jste lokalizováni, kdo jsou vaši dodavatelé apod.
#2 Pro koho to děláte?
Než se svéhlavě pustíte do vašich podnikových a vysoce komplexních procesů, zamyslete se – pro koho budete tyto procesy dokumentovat, komu budou sloužit jednotlivé popisy, postupy a instrukce? Určitě to nebude primárně pro vysoce postavené manažery a vedení podniku, což jsou lidé, kteří by měli mít skvělý přehled o celém podniku. Budete to přece vytvářet pro vaše zaměstnance. Držte se tedy toho, že čím více přístupné, jasné a jednoduché tyto dokumenty budou, tím snadnější bude pro vaše zaměstnance se na jejich základě naučit všechno potřebné a budou tím pádem schopni tyto procesy lépe chápat a rozumět jim. Můžete zkusit využít styl předávání informací jakoby směrem k dítěti – tedy způsobem, kterému budou všichni rozumět.
#3 Udělejte seznam
Než začnete dokumentovat a popisovat jednotlivé procesy, vytvořte si seznam všech procesů napříč celým podnikem. Důležité je si taktéž napsat k těmto procesům poznámky o tom, který z pracovníků v podniku je schopen o daném procesu poskytnout co možná nejvíce informací.
#4 Prostě začněte
Na nic dalšího již nemusíte čekat. Není potřeba již o ničem dalším přemýšlet. Teď už byste měli rovnou začít. A nezapomínejte na některé procesy, protože nikdy nevíte, kdy je budete potřebovat, a dokumentace takového procesu se může hodit.
#5 Nezáleží na prostředcích
Nemusíte se nijak výrazně zabývat tím, jakým způsobem budete vaše procesy dokumentovat, resp. v jakém prostředí budete popisy procesů provádět. Word nebo Excel jsou určitě dobrými nástroji při zpracování, a pokud vám vyhovují, klidně u nich zůstaňte. Není potřeba popisovat procesy husím brkem namočeným ve vlastní krvi, tedy za předpokladu že je opravdu popíšete. Vhodnými nástroji pro dokumentaci procesů jsou i audio nahrávky nebo videozáznamy.
#6 Krok po kroku
Když popisujete procesy, zapisujte opravdu všechno, pěkně krok po kroku. Určitě jednotlivé kroky či činnosti na sebe navazující označujte číselně pro lepší přehlednost. Nezapomeňte vždy uvést odpovědnost určitého pracovníka za danou činnosti či za daný proces, stejně jako všechny potřebné vstupy či jiné potřebnosti pro výkon činnosti či procesu. Vhodnou pomůckou je začínat každý krok procesu slovesem, což jasně naznačuje, že se v daném kroku něco provádí.
#7 Ptejte se
Možná budete mít pocit, že všechny procesy znáte a všechno o nich víte (a možná tomu tak i opravdu je, neříkám, že ne), ale za každých okolností byste vždy měli vaše poznatky konzultovat s pracovníky podniku, aby vám mohli říct svůj názor. Můžete totiž zjistit, že některé činnosti nedělají tak, jak by měli nebo jak jste si mysleli, že je budou dělat a na druhou stranu mohou i oni sami přispět svými myšlenkami a nápady, jak dělat věci jinak a lépe.
#8 Objevujte a zlepšujte
Dokumentování podnikových procesů vás postupně nutí přemýšlet o způsobech a cestách, jak se v současné chvíli tyto procesy a jejich činnosti provádějí. Toto dokáže velmi pomoci při stimulaci kreativity a díky tomu máte možnost vytvářet nové nápady, přemýšlet nad novými možnostmi, objevovat nové způsoby a zlepšovat tak vaše podnikové procesy.
#9 Živý organismus
Jakmile budete mít všechno zdokumentované, rozhodně nesmíte své výsledky jen tak odložit na polici, nechat je být a zapomenout na ně. Je velmi důležité je udržovat při životě a pravidelně je upravovat v závislosti na prováděných změnách. Váš podnik je totiž žijícím organismem, který se mění a je tedy potřeba měnit i již jednou vytvořenou dokumentaci. Pokud toto neustálé (například každodenní) upravování a editování nezvládnete, stanovte si pevná data ve svém diáři, kdy se budete blokově zabývat těmito úpravami u všech změn v rámci jednoho časového úseku, a to na pravidelné bázi.
#10 Sežeňte si profesionální pomoc
Jestli se vám to všechno zdá být až příliš složité nebo nemáte čas se tímto zabývat, nemusíte se stydět za nalezení pomoci u externích specialistů. Máte možnost kontaktovat širokou řadu odborníků a profesionálů v dané oblasti, kteří vám pomohou dát všechno pěkně dohromady.
Přeloženo z příspěvku: Documenting Your Business Procedures in Ten Easy Steps
Autor: Craig Reid
Přeložil: Pavel Ondra