Mapování toku hodnot je vhodné pouze pro vysoce lineární materiálové a informační toky. Bohužel mnoho procesů je často nelineárních. Pro vizualizaci těchto procesů byl vyvinut nový diagram – diagram plaveckých drah. V tomto příspěvku si ukážeme, jak takový diagram funguje.
Seznámení s diagramem plaveckých drah
Diagram plaveckých drah je ve své podstatě vývojovým diagramem. Tím rozdílem, který odlišuje diagram plaveckých drah od běžného vývojového diagramu, jsou jednotlivé dráhy, které reprezentují různá oddělení, pracovní pozice apod. A jelikož jednotlivé dráhy diagramu vypadají jako dráhy plaveckého bazénu, je tento typ vývojového diagramu nazýván diagramem plaveckých drah.
Diagram plaveckých drah se používá pro znázornění informačních a materiálových toků, které nutně nemusí být prováděny v lineární sekvenci. Často se používá pro administrativní procesy, jako například zpracování objednávek, vývoj dílů, marketing atd. Každá dráha představuje jinou entitu. Každá entita je obvykle spojena s určitou funkcí. Může se jednat o oddělení, pracovní skupinu v oddělení, kancelář, jednotlivce, nebo se může jednat třeba i o celý závod, zákazníka nebo dodavatele. Jednotlivé entity zvolíte na základě toho, co chcete řešit. Schéma by mělo zahrnovat všechny entity, které se podílejí na procesu, který se snažíte vizualizovat. Ze zkušenosti můžu říct, že se často pohybuji v rozsahu mezi 4 a 12 entitami. Pokud je jich méně, nemusí být diagram dostatečně podrobný. Pokud je jich více, můžete se v detailnosti diagramu snadno ztratit.
Při tvorbě diagramu plaveckých drah postupujte přesně podle daného procesu, který se snažíte zaznačit. Může se například jednat o situaci, kdy zákazník zavolá, že chce zadat objednávku. V takovém případě budete znázorňovat, jak tato objednávka prochází různými entitami/subjekty, dokud zákazník nezíská to, co si objednal. To zahrnuje především informační toky, takže budete řešit takové věci, jako kdo komu předává jaké informace apod. Diagram plaveckých drah je využíván také pro znázornění toku materiálu. Obecně vzato je to celkem běžné použití, i když z vlastní zkušenosti vím, že materiálové toky jsou zastoupeny méně často.
A jak již bylo řečeno, pro lineární toky je vhodné použít mapování toku hodnot. V případě nelineárních toků přichází na řadu právě diagram plaveckých drah. V tomto diagramu není problém s rozdělováním a opětovným spojováním jednotlivých toků, protože například dvě různá oddělení mohou pracovat na jednom projektu současně, protože každé oddělení na starost jiné činnosti, které mohou probíhat současně. Obdobně může docházet také k cyklení informací, což je dosti neobvyklé pro mapy hodnotových toků. Může například dojít k dodatečnému získávání informací, které nebyly dříve poskytnuty, takže nákupní oddělení může požadovat doplnění informací od vývoje tím, že pošle zpět nějaký dokument k doplnění, který je následně zaslán opět na nákup. Potenciálně může k takovému cyklení dojít i několikrát.
Jak postupovat při tvorbě diagramu plaveckých drah
Diagram plaveckých drah je možné vytvářet samostatně nebo týmově. Pokud pracujete v týmu, můžete toho využít k získání vícero další informací od různých lidí. Hlavně musíte sestavit tým z lidí, kterých se daný proces týká, kteří jsou v něm zapojeni. Velikost dobrého týmu by měla být 3 až 4 osoby.
V podstatě skoro u všech diagramů dávám přednost jejich zpracování na papír. Je to jednodušší, rychlejší a může to být také interaktivní, pokud pracujete v týmu. V ideálním případě využijte papír připevněný na tabuli na kolečkách, se kterou můžete pohybovat a přesouvat ji během sledování daného procesu. V průběhu sledování byste měli vytvářet jednotlivé dráhy. Pro jejich zaznačení nedoporučuji využívat pero nebo značkovač, ale raději pruh jinak barevného papíru, který připevníte na samotnou tabuli nebo na papír na ní, a to s rozestupy 10 až 15 cm. Pro zaznačení jednotlivých kroků a činností můžete použít jakékoli kartičky, které připevníte na tabuli. V takovém případě už šipky znázorňující vazby mezi činnostmi zakreslíte přímo na tabuli. Další možností je využít bílou mazatelnou tabuli a využít místo kartiček lepící bločky a štítky, což vám usnadní uspořádání na tabuli a prováděních případných změn.
Diagram plaveckých drah je možné také celkem snadno vytvořit v digitální podobě, protože vám je umožní vytvářet různé programy pro tvorbu vývojových diagramů, např. Microsoft Visio. I tak ale upřednostňuji papír před počítačem. Nejen, že vás to bude stát čas, ale současně se budete muset věnovat tomu, jak s daným programem pracovat a váš mozek se tím pádem bude víc soustředit na ten program než na pochopení daného procesu. Budete spíš hledat způsoby, jak v programu takový diagram dobře nakreslit, než hledat problémy a způsoby, jak je vyřešit. A pokud budete diagram vytvářet týmově, je jeho tvorba s využitím počítače mnohem obtížnější z hlediska komunikace. Výhodou digitálního řešení je samozřejmě hezčí vizualizace a snadnější tisk, rozesláním e-mailem nebo obecně jakékoli sdílení, takže tím můžete zapůsobit na mnohem více lidí.
Je už na vás, zda zvolíte papírové nebo digitální zpracování. Měli byste si ale taky říct, jestli chcete diagram znázornit s horizontálními nebo vertikálními dráhami. Když využívám papír, obvykle jdu cestou vodorovných drah, protože tak můžete snadněji vytvořit větší diagram. Pokud bych měl využít počítač, volil bych zřejmě svislé dráhy, protože je snadnější posunovat se nahoru a dolů než doprava a doleva. Obě možnosti jsou funkční, takže spíš záleží na tom, co nejlépe vyhovuje vaší situaci.
Ať už se rozhodnete pro jakoukoli vizualizaci, nejdůležitější je vytvořit diagram v úzké interakci s lidmi, kteří se podílejí na mapovaném procesu. V ideálním případě můžete procházet různými kancelářemi a pohovořit s lidmi nebo sledovat jejich práci. Na rozdíl od mapování hodnotových toků nemusíte začínat zákazníkem, protože dle mého názoru je jakýkoli směr mapování v pořádku. A zvlášť pokud dochází k informačním smyčkám, budete se muset zaměřit na oba směry, nebo se alespoň často ptát, abyste pochopili oba směry. Při rozhovorech však mějte na paměti, že vám lidé obvykle budou říkat spíš to, jak se to má dělat než tu realitu. My však chceme vědět, jak je to doopravdy. Proto každého člověka vyptávejte na věci, které nejdou tak úplně podle plánu, ať už se jedná o získávání neúplných nebo špatných informací. A samozřejmě toho co nejvíc zakomponujte do vašeho diagramu. V tom je hodnota diagramu plaveckých drah.
Co zaznačit v diagramu plaveckých drah…
Zaprvé byste měli do jednotlivých drah zaznačit všechny entity/subjekty, u kterých víte, že budou součástí diagramu. Vytvořte však také několik drah navíc, pokud byste později narazili na další entity/subjekty, které budete muset do diagramu doplnit. Následně musíte začít proces zaznačením iniciační činnosti (např. volání zákazníka a zadání objednávky) a poté už jen následovat tok informací a materiálu, na základě kterých zaznačíte další činnosti do diagramu. Jednotlivé činnosti pak spojíte jednoduchými šipkami.
Mějte na paměti, že jednotlivé toky se mohou rozdělovat, slučovat a cyklit. Pro normální toky informací používám normální přímou šipku. Pro opakování a nestandardní toky informací používám šipky s čárkovanou čárou nebo šipku zaznačenou červenou barvou, což naznačuje, že tento tok není takový, jaký by měl být. To vám pomůže pochopit, kde dochází k problémům.
Mimo to používám také různé hvězdy, které upozorňují na problémy, a bublinky/mraky znázorňující zlepšovací nápady. Pokud těchto symbolů máte ve svém diagramu jen trochu, děláte asi něco špatně. Upozornění na problémy a k nim navržená zlepšení jsou největším přínosem diagramu plaveckých drah. Alternativně můžete použít barevné lepící štítky pro zaznačení problémů (červený) a nápadů (zelené).
…a čemu se raději vyhnout, pokud to není nutné
Existuje celá řada věcí, o které můžete rozšířit diagram plaveckých drah. Nicméně, jen proto, že to můžete udělat, neznamená, že byste měli! Například v mapování toku hodnot se pod mapu kreslí čára pro zobrazení časů přidávajících a nepřidávajících hodnotu. V případě mapy toku hodnot se mi to osobně moc nezamlouvá. O to méně užitečné je to v případě diagramu plaveckých drah. Obdobně byste mohli chtít do diagramu přidat informace o cyklových časech. Nedělejte to, pokud to skutečně nepotřebujete! Zvláště u málo standardizovaných procesů, pro které se diagramy plaveckých drah právě často dělají, mají tyto časy velkou variaci, takže vám to bude pravděpodobně celkem k ničemu.
A pokud ještě jednou zabrousíme k mapování toku hodnot, tak víme, že se začíná současným stavem s následným znázorněním stavu budoucího. Obdobně můžete vytvořit diagram plaveckých drah pro budoucí stav procesu, ale opět platí, že byste to měli dělat jen tehdy, pokud vám to k něčemu opravdu pomůže. Pokud budete v budoucnu dál pokračovat s vytvářením dalších diagramů pro jeden a ten stejný proces, ale chcete zpracovat tento diagram pouze jednorázově pro účely zlepšení současného stavu, tak pravděpodobně nebudete potřebovat dělat diagram budoucího stavu.
Shrnutí
Diagram plaveckých drah je tedy vhodný pro nelineární toky napříč různými odděleními nebo skupinami. Může vám pomoci odhalit problémy, ale je to jen nástroj, pomocí kterého je uvidíte, nikoli vyřešíte. Ta opravdová práce přijde až poté, co všechny ty malé detaily a problémy najdete, protože se budete muset pustit do zlepšování současného stavu. Přesto vám tento nástroj za správných okolností pomůže zorganizovat procesy, takže jděte a zlepšujte vaše procesy!
Přeloženo z příspěvku: All About Swim Lane Diagrams
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra