Abyste dosáhli tíženého dohodnutí se, musíte k tomu vynaložit dostatečné úsilí. Jakmile se však už dohodnete, stane se tato dohoda překážkou při provádění dalších změn.
Dosažení dohody
Jakmile při mapování a modelování procesů shromáždíte všechny informace a návrh procesu je dokončen, čeká vás další krok, kterým je dosažení shody mezi zúčastněnými stranami. Konečný souhlas s návrhem procesu vám musí udělit všichni zástupci všech různých částí organizace, kteří jsou zainteresováni v řešeném procesu. Všechny zúčastněné strany mají vlastní názor na to, jak by měla být prováděna a měla vypadat právě ta jejich část procesu. Berou v úvahu všechno možné, aby byli schopni sami interpretovat, co pro ně daný procesní diagram znamená. Je důležité si uvědomit, že zatímco daný proces může uspokojit jejich potřeby a požadavky, jejich potřeby nemusí být v procesu výslovně vyjádřeny. Pokud uvidí, že navrhovaný proces splňuje všechny jejich interní požadavky a potřeby, odsouhlasí jej.
Kterákoli zúčastněná strana může říct, že navrhovaný proces nesplňuje jejich požadavky anebo dokonce možná i narušuje jejich pracovní činnost. V tomto případě zainteresovaná strana specifikuje problém s daným procesem a navrhne změnu procesního modelu, např. přidat jeden krok nebo jinak uspořádat některé kroky atd. Když navrhovaný proces není zcela v pořádku, tak zúčastněná strana musí sdělit veškeré podrobnosti nezbytné k tomu, aby mohlo dojít k nápravě. Upravený proces je předán všem zúčastněným stranám, které ho znovu přezkoumají s ohledem na jejich požadavky a cíle. To se opakuje, dokud nejsou všichni spokojeni.
Nakonec dojde k návrhu procesu, se kterým všichni souhlasí. Každá zúčastněná strana tedy dojde k závěru, že navrhovaný proces neporušuje žádný z jejich požadavků a odpovídá tomu, jak funguje jejich oddělení v daném procesu. Důležité je pochopit, že modelovaný proces není úplným vyjádřením toho, co se děje. Procesní modely jsou pouze abstrakcí reálného světa. Je to abstrakce, na které se shodly všechny zúčastněné strany, je dostačující, aby splnila jejich potřeby. Všechno to ale trvá nějaký čas a potřebuje to jisté úsilí, aby došlo ke shodě. Jakmile však dojde ke shodě na návrhu procesu a řešený proces, včetně celé organizace, se již dál nebude měnit a zůstane statickým, stane se navržený model procesu dostatečně vhodným k využití. Jak ale víme, organizace bereme jako živé organismy, které se mění a vyvíjí, takže i podnikové procesy se čas od času mění.
Po shodě se hůř dělají změny
Jakmile však chcete něco měnit, dochází k problémům. Představte si, že v některém oddělení v organizaci dojde k reorganizaci, která ovlivňuje způsob provádění jejich části procesu. Zástupce daného oddělení podá návrh změny v celkovém procesu všem ostatním zainteresovaným stranám. Aby bylo možné novou verzi procesního modelu považovat za použitelnou a také takovou, která jinak neporušuje některé požadavky ostatních zúčastněných stran, je nutné všechny tyto strany požádat, aby proces znovu přezkoumali a schválili. A to zabere nějaký čas a vyžaduje další úsilí, protože je potřeba přezkoumat všechny změny, zvážit jejich vnitřní omezení a určit, zda je změna přijatelná nebo ne. Nezapomínejte, že zástupci jednotlivých zúčastněných stran mají také své vlastní pracovní úkoly, musí řešit vlastní problémy, nemají moc času, který by mohli přezkoumání procesu věnovat a především nemají ani zájem opět procházet celý proces a všechno zdlouhavě kontrolovat, protože nejsou motivováni prováděnými změnami, pokud se jich tedy vyloženě netýkají a pozitivně neovlivní jejich činnost, takže by mnohem raději viděli proces v původním stavu a bez nutných změn.
Iniciátor změny musí však v takovém případě počítat s kritikou, že se změnou neplánoval již dopředu, když se schovala předchozí verze procesu. Všichni totiž budou proti této dodatečné práci na procesu. A tento odpor ostatních může vyvolat výrazné zpoždění ve schválení změn procesu. Ironií je, že proces byl navržen tak, aby organizace byla efektivnější, ale pokud jej není umožněno aktualizovat, právě odporem ostatních zúčastněných stran ke změně, mohou jednotlivá oddělení pokračovat ve své činnosti nestandardním způsobem. Zastaralé definice procesů mohou způsobit jejich horší provádění, než k jakému by mělo docházet. Existuje celá řada různých technik, které lidé používají k řešení tohoto problému, ale i přesto to zůstává vážným problémem.
Nejde o technické omezení
Nemyslete si, že by neschopnost změnit/aktualizovat proces byla nějakým technickým omezením. Moderní systémy procesního řízení umožňují velmi snadné editování procesních modelů, které je možné provést téměř okamžitě. Pokročilé systémy dokonce umožňují současný chod více verzí procesu, takže můžete zavádět nové procesy ještě za chodu těch již existujících a stále běžících procesů. Toto omezení tím pádem není technického charakteru, je organizační. Vzhledem k tomu, že procesní model je sdílen s několika zúčastněnými stranami, je nutné, aby všechny zúčastněné strany schválily jakoukoli změnu. Tento požadavek zabraňuje mnoha změnám, které by jinak byly snadno proveditelné.
Je tedy problém v dohodnutí se?
Abychom měli procesní model, musíme se na něm shodnout. A když se neshodneme, jak potom budeme mít nějaké procesy? Není to tak, že by dohodnutí se na novém procesu bylo v něčem nějak špatné, ale je důležité zvážit, s čím vším musíte nutně souhlasit. Procesní model znázorňuje celý proces v jednom velkém celku. Způsob, jakým jsou podnikové procesy sestaveny, je obvykle hodně komplexní a lidé jsou tím pádem nuceni souhlasit se vším, co v něm je. Vzhledem k tomu, že existuje procesní model, ve kterém jsou zobrazeny všechny probíhající aktivity, musí každá zainteresovaná strana souhlasit s celým změněným modelem. Je to ale způsobeno tím, že v prvé řadě souhlasili s tím, že všechno bude takto komplexně znázorněno. Řešením je tedy rozdělit všechny procesy na menší části, u kterých je jasné, s čím musíte souhlasit.
Přeloženo z příspěvku: Agreement Itself Holds Companies Back
Autor: Keith Swenson
Přeložil: Pavel Ondra