V mém prvním příspěvku o Hoshin Kanri jsem vám vysvětlil základní věci týkající se seznamu úkolů pro Hoshin a způsob jeho tvorby. Tohle bychom teď měli zkombinovat s PDCA cyklem. V momentě, kdy propojíme seznam úkolů s PDCA cyklem, dostane to všechno dávat mnohem větší smysl a už nepůjde jen a pouze o řekněme jednoduchý akční list nebo seznam úkolů.
PDCA
PDCA je jedním z nejdůležitějších nástrojů Leanu. Napsal jsem toho už o něm hodně, ale ve stručnosti se alespoň podíváme na základní princip a sled jednotlivých fází:
- Plánování: Definujte rozsah, definujte cíl, analyzujte situaci, porozumějte problému, přijděte s jedním nebo v ideálním případě s více řešeními, vyberte to nejlepší řešení pro implementaci.
- Provedení: Implementujte řešení, definujte nový standard, zaškolte zaměstnance na nový standard a ujistěte se, že je standard dodržován.
- Ověření: Fungovalo opravdu dané řešení? Je problém vyřešen? A nemyslete si, že pěkná prezentace pro management je důkazem funkčnosti, protože není.
- Reagování: Pokud řešení nezafungovalo (dostatečně dobře), zjistěte proč. Co musíte udělat, aby došlo k vyřešení problému a skutečně funkčnímu řešení?
Zatímco fáze plánování a provedení jsou snadno a běžně prováděny, ověření a reagování jsou mnohem těžší. Občas mám takový pocit, že se management dostatečně nezajímá o skutečný výsledek a vystačí si s pěknou prezentací. PDCA cyklus se může rozvinout v pokračující sérii několika PDCA cyklů, dokud nebude problém vyřešen.
Propojení PDCA se seznamem úkolů v Hoshin Kanri
V mém předchozím příspěvku jsme se podívali na seznam úkolů, který se v Hoshin Kanri využívá. Tak jako v každém seznamu, i v tomto seznamu pro nás doposud byly důležité jednotlivé řádky, které byly reprezentovány Hoshin položkami, resp. jejich klíčovými oblastmi. PDCA nám tento seznam doplní o sloupce. Sloupce nemusí být nutně označeny dle jednotlivých čtyř fází. Můžete mít klidně více než čtyři sloupce, nebo také i méně, dokud budou sloupce reprezentovat princip PDCA. Ve skutečnosti totiž neexistuje žádný standard pro Hoshin Kanri, který by se používal všude, bez ohledu na to, co vám kdo řekne. Jako u všech nástrojů Leanu, i zde platí, že nástroj musí odpovídat vašim potřebám a způsob řešení musí odpovídat vašemu problému. Pouhé kopírování někoho jiného vám nemusí zrovna pomoct.
Níže je uveden výběr možných sloupců pro Hoshin Kanri, díky kterým získáte představu o tom, co byste možná mohli do Hoshin Kanri zahrnout:
- Ohlédnutí: V podstatě ověřovací a reakční fáze PDCA. Na základě vašeho posledního Hoshin Kanri zkontrolujete, zda bylo dosaženo cílů, a pokud ne, tak proč. Hoshin Kanri je často o pokračování, takže to, čím jste se zabývali dříve, se v podobné formě může vyskytnout pro další období.
- Chtěné cíle: Hoshin cíle/položky, které chcete dosáhnout. Jedná se v podstatě o seznam hlavních úkolů z minulého příspěvku o Hoshin Kanri, kterých chcete dosáhnout v rámci jednotlivých klíčových oblastí. Hlavní cíle/úkoly budete mít zastřešeny většími tématy, klíčovými oblasti, jako je třeba kvalita, zdraví, náklady apod., a současně budete mít jednotlivé hlavní úkoly rozděleny na dílčí body. Můžete si stanovit také přímo samostatný sloupec pro cílové hodnoty jednotlivých dílčích bodů, ale ne ve všech Hoshin Kanri tomu tak musí být, protože se jedná spíš o kvalitativní položky, nikoli kvantitativní.
- Plán implementace: Co budete dělat? Jaký je váš plán? Můžete také doplnit sloupec s konkrétním rozpisem, termíny či odpovědnost.
- Zhodnocení: Fungovalo to? Je problém vyřešen? Tento sloupec můžete také následně zařadit do nového Hoshinu jako sloupec první.
Doplňte i něco dalšího
Tak jako skoro u všeho, i v tomto případě můžete rozšířit základní parametry Hoshinu o řadu dalších věcí, informací. Ne všechny jsou však vždy potřeba, takže se spíš rozhodněte dle situace, jestli pro vás budou nějak užitečné:
- Název: Zadejte název dokumentu, takže třeba „Hoshin finální montáže 2019“ nebo „Osobní Hoshin 2020“ apod.
- Datum: Pro jaké období je platný?
- Vlastník: Kdo ho má na starosti?
- Oddělení: Pod které oddělení patří?
- Nadřízený: Kdo zkontroluje Hoshin s jeho vlastníkem a poskytne mu zpětnou vazbu?
- Podpis nadřízeného: Jde o schválení, že Hoshin je pro dané období dokončen a nikoli potvrzení toho, že jsou všechny problémy vyřešeny.
- Vize: Jaké jsou vaše osobní nebo firemní zastřešující cíle? Jaká je firemní filozofie?
Kolik Hoshinů?
Síla Hoshin Kanri spočívá v zaměření na klíčové body. Proto byste měli počet Hoshin Kanri, na které se v současnosti zaměřujete, udržovat na minimu, takže mít ideálně jen jeden. Můžete mít klidně ještě druhý Hoshin Kanri jako svůj osobní, kromě toho svého firemního, abyste se také zlepšili mimo své pracovní zaměření. Přesto by ale mělo platit, že budete mít ve společnosti najednou maximálně jeden Hoshin na osobu. Vedení prostě nesmí vytvářet různé Hoshiny pro různé projekty nebo témata. Takže i když by se vám podařilo mít dva nadřízené a oba by vám v tomto kontextu řekli, co máte udělat, zkuste se vyhnout dvěma samostatným Hoshinům. A i když se pokusíte mít na jednom všechno, může to dopadnout i tak, že skončíte s mnoha různými položkami v seznamu, z nichž všechny budou mít tu nejvyšší prioritu. A jak moc dobře víte, pokud má všechno tu nejvyšší prioritou, tak vlastně nic nemá tu nejvyšší prioritu. A když nic není prioritou, nic se neudělá. Takže opět platí – omezte počet prioritních témat.
Jaké období by měl Hoshin pokrývat?
Z vlastní zkušenosti vím, že se dělají nejčastěji na jeden rok. Je to takové vcelku obvyklé řešení délky trvání, protože během jednoho roku máte relativně dost slušnou šanci ke zlepšení. Současně se jedná o natolik dlouhé trvání, aby bylo možné vidět výsledky a zkontrolovat je. Odolejte pokušení dělat Hoshin Kanri častěji. Věřte tomu, že nebudete mít dvakrát tolik hotovo, když budete své úsilí směřovat na dva Hoshiny ročně, akorát se zbytečně zatížíte a omezíte své zlepšovací aktivity.
Kdo by měl mít Hoshin?
Osobní Hoshin pro zlepšení sebe sama je vhodný pro každého. Firemní Hoshin je určený většinou pro manažery. Obecně vzato by osoba, která má Hoshin Kanri, měla být schopna ovlivnit oblast, za kterou zodpovídá, a to nejen krátkodobými rozhodnutími, ale také dlouhodobějšími strategickými rozhodnutími nebo změnami.
Doufám, že vám tento článek pomohl. V tom dalším vám vysvětlím, jak se vzájemně mezi sebou ovlivňují různé Hoshin Kanri dokumenty. Do té doby můžete jít zlepšovat vaše procesy!
Přeloženo z příspěvku: Hoshin Kanri – Part 2: PDCA
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra