Zapojením pracovníků do změn a návrhů zlepšení v provozu od nich získáme obrovské know-how. Sami nám neřeknou co je trápí nebo co by se mělo vylepšit, musíme proto vytvořit přístupné a bezpečné prostředí. Poté se pracovníci budou schopni aktivně zapojit a bez bázně sdílet své cenné zkušenosti. Přinášíme Vám vytipovaných 8 tipů na co nezapomenout.
1. Úspěch přichází se znalostí aktuálního stavu a cílů
Vždy je výhoda, když znáte aktuální situaci a stav provozu. Pomůže vám to v lepší představě o tom, jak daný problém řešit nebo jak předcházet chybám. Základním nástrojem pro společné vydefinování změn může být například mapa plýtvání (šablonu můžete stáhnout ZDE). Je důležité abyste si navzájem řekli a znali důvody provádění Kaizenu. Často se například jedná o KONKRÉTNÍ cíle ke zvýšení ziskovosti, produktivity nebo stability firmy. V méně ideálních případech jde o nařízení od vedení nebo mateřské společnosti bez zjevných návazností, v tomto případě je nutné tyto návaznosti identifikovat a komunikovat.
2. Vždy se držte konkrétních příkladů
Je snadné mluvit o teoretických řešeních nebo bránit svůj názor. Tato diskuze ovšem nepřináší to, co potřebujeme k dosažení našich cílů. Potřebujeme diskutovat a ladit konkrétní návrhy a řešení, v opačném případě se stane realizace změn značně nekonkrétní a bude složité dosáhnout chtěného efektu. Pokud nejsme schopni se odpoutat od teoretizování, pak často pomáhá přesunout se ze zasedačky přímo na provoz (více v bodu 4).
3. Nehledejte viníky, ale řešení
Dost často se při řešení problémových nebo komplikovaných operací dostaneme (i když nechtěně) do vzájemného obviňování a historický výčet toho který pracovník něco neumí, pokazil nebo nerespektoval. Tyto situace je potřeba eliminovat co nejdříve po jejich výskytu a tuto zodpovědnost má koordinátor kaizen kroužku nebo meetingu. Pro nastolení opětovné spolupráce mezi účastníky opět zopakujeme že můžeme analyzovat důvody toho, proč to někdo dělá jinak a věnujeme se vždy procesu. Dáváme najevo že hledáme řešení a nikoliv viníky. Tímto vytváříme bezpečné prostředí pro účastníky a podněcujeme tím jejich aktivitu a chuť spolupracovat.
4. Praktické vyzkoušení a rychlé provedení zlepšení je lepší než diskuze
Při zaseknutí na jakékoliv informaci, kterou neznáme přesně, je nejjednodušší situace jít a zjistit realitu. Například není žádoucí několik minut diskutovat jestli se nějaké zařízení vleze na volné místo. V takové chvíli se musíme prostě zvednout a jít to změřit. Opět to souvisí s tím, že často můžeme Kaizeny vymýšlet v zasedačce. Pak je na zváženou, zda je zcela nepřesunout na provoz nebo udělat dvě části (jednu informační a druhou kreativní). Praktickým vyzkoušením, změřením nebo přesunutím vybavení uspoříme mnoho času všech zúčastněným. Dosáhneme tím mimo jiné i rychlejší zavedení změny, což je skvělé.
5. Pokud nesouhlasíte nebo máte jiný názor tak jej řekněte
V diskuzích a probírání návrhů můžeme narazit na něco s čím některý člen bytostně nesouhlasí. Určitě není cílem toho přecházet a nechat vše plynout s davem. Tento byť jediný názor může upozornit na některé souvislosti nebo problémy, které nejsou zjevné. Je proto důležité rozpoznat u kolegů nesouhlas a podpořit je v tom, aby jej řekli. V opačném případě se vystavujeme riziku, že vznikne nová komplikace nebo při zavádění dojde k nějaké další úpravě s kterou jsme nepočítali. Vzniknou tak zbytečné třecí plochy mezi pracovníky, v případě že bylo někomu zhoršeno pracovní prostředí.
6. Naučte se systematicky hledat kořenové příčiny
Mnohé RCA nástroje (z anglického Root Cause Analysis – Analýza kořenové příčiny) jsou velmi jednoduché pro použití a zároveň přínosné při diskuzích řešení problému. Můžete začít jednoduchými jako jsou 5 proč, Ishikawa. Další známé nástroje jsou FMEA, FTA, CRT, RPR. K dispozici máte například šablonu Ishikawa diagram nebo se inspirujte v článku Všechno o 5 Proč. Nakonec ještě dodám připomínku, ať tyto nástroje používáte se zdravým rozumem. Opravdu nemá význam drtit a demotivovat ostatní kolegy tím, že je budete nutit za každou cenu vymyslet 5 proč, i když je příčina zřejmá. Nejsme na základní škole přece.
7. Odstraňujte co nejvíce plýtvání, kaizeny jsou totiž nekonečné
Stejně jako je nekonečná identifikace plýtvání tak je nekonečné jejich odstraňování za pomocí Kaizenů. Snažte se ze zlepšování udělat zvyk, kterému budete věnovat několik desítek minut týdně. Provoz nebude nikdy dokonalý a vždy se budou objevovat nové příležitost k řešení ať už se zaobírají plýtváním, kvalitou nebo například stabilitou daných aktivit.
8. Vizualizujte a sdílejte úspěchy
Nejdůležitější věc (platící pro všechny výše zmíněné) je správná a věcná komunikace. Toto platí během kaizen kroužků, workshopů zlepšování, ranních porad na Shopflooru, ale také při sdílení výsledků našeho snažení. Vše co se nepovedlo berme jako příležitost ke zlepšení (to, že něco funguje jinak, je také výsledek) a vše co se zadařilo prezentujme s náležitým nadšením mezi pracovníky, řídícími pracovníky a některé vybrané třeba i managementu nebo zákazníkům. V mnoha firemních kulturách končí úspěchy na nástěnkách – to je místo, kde by mělo vše teprve začínat. Pochvalme si společné úspěchy navzájem ať jsme si jistí, že to co děláme směřuje tam kam má.