Pokud se zabýváte Leanem, pravděpodobně se setkáte s doporučením, abyste za každých okolností využívali metodu „5x Proč?“. Zní to velmi jednoduše. Prostě se pětkrát po sobě zeptáte „Proč?“, abyste odhalili kořenovou příčinu problému. Není to však zase až tak lehké, protože existuje řada detailů a také problémů, o kterých byste měli vědět, takže se na ně dnes podíváme trochu zblízka.
Jednoduchá metoda
S metodou „5x Proč?“ se setkáte všude, ať už v různých publikacích nebo na internetu. Jenom Google vám poskytne přes 3 miliony výsledků. Základní princip této metody je celkem jednoduchý. Stačí se pětkrát po sobě zeptat „Proč?“, abyste našli kořenovou příčinu problému. Můžeme si to ukázat na jednoduchém příkladu:
- Problém: Auto nestartuje
- Proč? – Baterie je vybitá.
- Proč? – Alternátor nefunguje.
- Proč? – Alternátor byl poškozen.
- Proč? – Alternátor byl opotřeben.
- Proč? – Auto nebylo udržováno (kořenová příčina)
Tato metoda je celkem populární, alespoň z hlediska teorie. Zatímco některé zdroje ji popisují podrobněji, mnoho dalších zjednodušuje celý proces aplikace, že to může vypadat až takto: Manažer se jednoduše zeptá svého podřízeného pětkrát za sebou „Proč?“, přičemž po tom posledním podřízený zjistí příčinu problému a může se věnovat vyřešení problému. Manažer se tím pádem nemusí nijak mentálně zapojovat do tohoto procesu zjišťování a řešení. Kdyby to bylo jenom tak jednoduché…
Jaké problémy řešit metodou „5x Proč?“?
Metoda „5x Proč?“ se drží spíše lineárního řešení problémů, kdy je nejlepší mít pouze jednu kořenovou příčinu, příp. pouze velmi málo příčin, protože čím více příčin budete mít, tím obtížnější je využití právě této metody. Například, pokud je vaším problémem, že vaše společnost nevydělává, tak tato metoda nemusí být ta správná k řešení tohoto problému. A i když se s její pomocí můžete dostat k jedné příčině, nemusí to být zrovna ta nejdůležitější a s největší pravděpodobností ani jediná. V tomto případě vám mohou jiné metody, jako například diagram rybí kosti nebo brainstorming, poskytnout mnohem lepší výsledky.
A hlavně nezapomeňte na to, že byste se měli zabývat relevantními problémy. Při své práci se setkáte s velkým množstvím problémů, ale vyřešit můžete pouze některé z nich. Investujte čas svůj a svých lidí do problémů, jejichž řešením můžete něco změnit. A jakmile budete mít problém určen, popřemýšlejte o tom, jak jej řešit. Metoda „5x Proč?“ může, ale také nemusí vyhovovat všem problémům. Nikdy nezačínejte s tím, že chcete využít metodu „5x Proč?“ a až potom se budete zaobírat tím, na jaký problém ji využít. Vždy musíte začít s problémem! A abyste současnou situaci a daný problém dobře pochopili, musíte jít tam, kde se to všechno děje, takže nezapomínejte chodit na gembu!
Koho se ptát?
Metodu „5x Proč?“ je možné využívat skupinově, ve dvou lidech nebo ji dokonce můžete vyzkoušet i sami. Všichni účastníci zapojení do řešení daného problému o něm musí mít dostatek informací a měli by být schopni analyzovat jeho příčiny.
Zhodnoťte a ověřte odpovědi
Úspěch této metody hodně závisí na kvalitě odpovědí. Pokud jsou odpovědi získávány pouze na základě odhadování a tipování, výsledek řešení problému bude vyloženě o náhodě. Když si vezmeme uvedený příklad s autem. Když se zeptáme „Proč auto nestartuje?“ a odpovědí bude, že „Baterie je vybitá“, předpokládáme, že se jedná o správnou odpověď. V takovém případě můžeme dál pokračovat. Pokud by se ale jednalo o špatnou odpověď a v autě by nebyl benzín, skončili byste se špatnou kořenovou příčinou a problém byste nevyřešili, protože změna standardu údržby auta by nijak nevyřešila prázdnou nádrž.
Dále je hodně oblíbení shodit vinu na někoho jiného. „Proč auto nestartuje?“ – protože je to chyba někoho jiného. Tímto přístupem se samozřejmě nic nevyřeší. Zaměřte se na proces, nikoli na lidi. A také pozor na to, že příčiny jsou často zaměňovány s příznaky. Ujistěte se, že s každým „Proč?“, přijdete na další příčinu problému, nikoli na příznak problému. S každou odpovědí totiž jinak budete muset ověřit, zda je správná, užitečná a jediná nebo alespoň nejpravděpodobnější. V některých případech to může být zřejmé; v jiných případech může vyžadovat testování a sběr dat.
Kolik „proč“ použít?
Tato metoda je jmenuje „5x Proč?“ a většina příkladů její aplikace ukazuje použití přesně pěti „Proč?“. Nicméně to je jen pravidlo a současně i chytlavé označení („6x Proč?“ zní trochu zvláštně). Ve skutečnosti jsem zřídka kdy překročil tři použití „Proč?“. Možná za to může jen má mysl, která všechno tak nějak zrychluje a přeskakuje nedůležité. Vezměte si opět příklad s autem: „Auto nestartuje – Proč?“. Odpovědí na první „Proč?“ může být, že řemen alternátoru praskl. A na to může navazovat odpověď na další „Proč?“, protože auto nebylo udržované. Je však také celkem snadné si představit i více než pět „Proč?“. Můžete dál pokračovat a ptát se: „Proč auto nebylo udržováno?“. Odpovědí může být, že mají údržbáři moc práce a nestíhají. Proč? Mají málo lidí. Proč? Snížili jim rozpočet, takže si nemohou dovolit zaměstnat tolik lidí. A tak dále…
Je tedy možné říct, že počet použitých „Proč?“ je flexibilní. Důležitější než to, kolik „Proč?“ použít, je vědět, kdy s tím přestat. Měli byste se ptát „Proč?“ (a ověřovat odpovědi) do té doby, dokud nedorazíte k odpovědi, u které můžete problém vyřešit. Tato metoda často končí v bodě, kdy odpověď na další „Proč?“ ukazuje na proces. Jakýkoli dílec sice můžete opravit, ale tohle řešení bude funkční pouze do té doby, než se dílec znovu pokazí. Změna procesu vám s větší pravděpodobností zabrání tomu, aby k problému znovu došlo. A pokud vás odpověď na „Proč?“ dovede k chybě pracovníka, měli byste se zeptat „Proč?“ ještě jednou, protože chyba pracovníka je často způsobena nedostatkem tréninku, nedostatkem času, nedostatkem nástrojů, přepracováním nebo jinými organizačními záležitostmi.
Vícero kořenových příčin
Dalším běžným problémem u této metody je odhalení vícero kořenových příčin. Některé problémy mohou mít více než jednu příčinu, která přispívá k problému. Je možné sledovat jednotlivá větvení příčin a ptát se „Proč?“. Nicméně čím více větví je, tím těžší to bude. Proto je obvykle nejvhodnější využívat tuto metodu pouze pro problémy s malým množstvím příčin nebo dokonce jen s jednou možnou příčinou.
„Proto“ test
Poté, co aplikujete metodu „5x Proč?“ můžete provést zkoušku v opačném směru. Tato zkouška se označuje jako „Proto“ test. Jedná se o test, který ověřuje platnost odpovědí. I když není spolehlivý, může vám pomoci zjistit, zda je váš logický řetězec správný. Opět si to můžeme demonstrovat na uvedeném příkladu s autem.
- Auto nebylo udržováno.
- Proto byl řemen alternátoru opotřebený.
- Proto řemen alternátoru praskl.
- Proto alternátor nefungoval.
- Proto byla baterie vybitá.
- Proto auto nestartovalo.
Upozornění
Jak už jsem zmínil, je tato metoda vhodná pro problémy s malým počtem příčin. Problém ale je, že často o těchto příčinách ze začátku nevíte. Pokud byste znali příčiny, nemuseli byste tuto metodu vůbec aplikovat.
Příležitostně se tato metoda používá v rámci workshopů, kdy se shromáždí tým, abyste se jich pětkrát zeptali „Proč?“. Je to poněkud riskantní. Předem nevíte, jak to bude probíhat. Stejně tak předem nevíte, kolikrát se budete ptát „Proč?“. A to, že lidem dopředu řeknete, že se jich pětkrát budete ptát „Proč?“, je pravděpodobně víc naštve, než nadchne. Proto se domnívám, že tato metoda není zcela vhodná jako přímá součást programu workshopu, ale spíše jako interní nástroj moderátora. Neříkejte lidem, že budete používat metodu „5x Proč?“. Prostě je rovnou použijte, kdykoli se vám to bude hodit. Je to koneckonců jen pomůcka, která vám umožní důkladněji a detailněji řešit daný problém. A myslete také na to, že by to neměl být váš jediný nástroj hledání příčiny, ale měli byste tuto metodu vhodně zkombinovat s jinými přístupy.
Použití „5x Proč?“ k nalezení hlavního problému
Metoda „5x Proč?“ se používá pro odhalení kořenové (klíčové, hlavní) příčiny řešeného problému. Přesto ji ale často používám odlišným způsobem, abych nalezl hlavní problém. Když mluvím s výrobními manažery, tak se jich docela často ptám, co považují za největší problém v jejich výrobním systému, na který by se rádi zaměřili. Až příliš často odpovídají stylem: „Chceme zavést Kanban.“ Problém je, že Kanban je řešení problému, nikoli problém samotný. Věřím tomu, že veškeré aktivity týkající se Leanu by měly vycházet z odhaleného problému, který je potřeba vyřešit. Pouhé kopírování řešení od někoho jiného nebude fungovat. A Kanban je řešení, které může, ale také nemusí odpovídat řešenému problému. Proto často používám metodu „5x Proč?“ tímto způsobem:
- Chceme zavést Kanban.
- Proč? Protože v Toyotě s tím mají úspěch.
- Proč opravdu potřebujete Kanban? Protože často dochází k odstávkám z důvodu nedostatku materiálu.
- Proč? Protože materiál dorazil příliš pozdě.
- Proč? Protože máme zmatek v materiálovém toku.
- Proč? Protože objednávací a reprodukční proces je chaotický.
- Váš problém tedy ve skutečnosti chaotický objednávací a reprodukční proces. Pojďme to vyřešit.
Pochopili jste, že občas prostě musíte nejprve najít skutečný problém, abyste ho mohli vyřešit?
Odlišná metoda 5W1H
V rychlosti bych vám rád také představil metodu, která je podobná metodě „5x Proč?“, ale má jiný účel. Označení metody „5x Proč?“ se občas zkracuje na 5W (z anglického 5 Why), což může vést k záměně s metodou 5W a variantami 5W1H a 6W:
- What – Co (se stalo)
- Who – Kdo (byl toho součástí)
- Where – Kde (se to stalo)
- When – Kdy (se to stalo)
- Why – Proč (se to stalo)
- How – Jak (se to stalo); pro metodu 5W1H
- Which – Co uděláte; pro metodu 6W
Pořadí jednotlivých kroků není standardizované. Ani není stanoven přesný seznam otázek. Existuje celá řada možností, jak tuto metodu přizpůsobit konkrétním potřebám. Není to úplně tak vhodná metoda pro analýzu kořenových příčin, nýbrž pro získání přehledu o situaci s využitím strukturovaného souboru otázek. Tento soubor otázek pokrývá především rozsah dané situace, nikoli její hloubku. Je to užitečná metoda, ale pro jiný účel.
Shrnutí
Metoda „5x Proč?“ je sama o sobě poměrně dost omezená. Není zcela vhodná jako hlavní nástroj pro realizaci plnohodnotného workshopu v rámci řešení problémů. Nicméně je velmi užitečnou metodou, která slouží jako základní přístup k tomu, abyste se ponořil hlouběji do příčin řešeného problému. A i v tomto případě opět platí, že rozhodujícím faktorem úspěchu nejsou nástroje Leanu, ale schopnosti a dovednosti lidí. Takže teď jděte, pořád se lidí ptejte „Proč?“ a zlepšujte vaše procesy!
Přeloženo z příspěvku: All About 5 Why
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser
Přeložil: Pavel Ondra